La Voz del Bibliotecario

Espacio de reflexión

Procesos Técnicos de Material Documental

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Por

Terrazas Guzmán, F.

Unidad de Servicios Bibliotecarios

Valdez Bustillos, F.

Unidad de Procesos Técnicos

Coordinación General del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas

Resumen

Los procesos técnicos comprenden la parte medular para la recuperación del material documental dentro de un centro de información, ya que es el departamento encargado de hacer que los materiales estén disponibles en estantería.

El intentar aplicar modelos bibliotecarios de Universidades desarrolladas, a otras donde el modelo educativo aún se centra en el profesor provoca malos servicios bibliotecario y, también, diferencias de fondo entre los bibliotecarios y las autoridades académicas.”

Souto (2004)

 Los centros de información tradicionalmente son los encargados de preservar las memorias de la humanidad, por lo tanto para que la recuperación de la información contenida en los documentos sea eficaz, es necesario darle un tratamiento que comprende desde la adquisición  del documento hasta que se coloca a disposición de los usuarios.

 Sousa (2004) define el tratamiento de la información como el proceso que sigue un documento desde que se registra hasta que se pone en disposición de los usuarios.

 López Yepes (2004) a su vez lo menciona como un método que construye una representación del contenido textual que incluye situaciones, personajes,  intenciones, fines o aspectos generales. (2002) dicho proceso está constituido por una serie de operaciones que se realizan en forma de cadena

1-Entrada: selección del documento

2-Tratamiento: análisis y búsqueda o recuperación del documento.

3-Salida: difusión del documento.

 Según el Consejo Nacional Para Asuntos Bibliotecarios  (CONPAB 2005)  son el conjunto de actividades mediante las cuales se crean las entradas para un catálogo. Incluye la descripción bibliográfica, análisis del tema, asignación de la clasificación, y toda actividad implícita en la preparación física del artículo (ítem) para que llegue al estante.

 En el Online Dictionary of Library and Information Science (2006)  se refiere a todas las actividades y procesos referentes a la adquisición, preparación, mantenimiento de las colecciones bibliotecarias. Incluye la catalogación y el proceso físico del libro, usualmente acompañado por el departamento de servicios técnicos.

  • Catalogación
  • Clasificación
  • Indización
  • Resumen
  • Captura en el sistema de automatización de bibliotecas

En algunos casos el proceso físico que consiste en el etiquetado del documento.

El proceso técnico esta relacionado también con las altas, bajas y modificaciones de los registros en el sistema, en el caso de la UACH se utiliza el sistema de automatización de bibliotecas llamado ALEPH

Las etapas de los procesos técnicos son las siguientes:

 CATALOGACIÓN

Es el proceso de rescatar los datos más importantes de un documento, o acceso de entrada al mismo que se constituyen por: Autor, título, país de edición, editorial, características físicas entre otros. Estos documentos se analizan según las Reglas Angloamericanas de Catalogación (RAAC) donde se definen los elementos y el nivel de catalogación requerido según las necesidades particulares de cada centro de información.

 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Con la finalidad de tener debidamente ordenada su colección, las bibliotecas utilizan sistemas de clasificación bibliográficos, ya que por medio de ellos se evita la dispersión y ubicación arbitraria de los materiales, permitiendo reunir y localizar en un mismo lugar de la estantería aquellos libros que tratan sobre un determinado asunto o tema.

Por lo anterior, podemos definir a la clasificación bibliográfica como la actividad consistente en asignar un lugar a cada libro dentro de una organización.

Las clasificaciones más utilizadas son:

Sistema de clasificación de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (LC), que consiste en una combinación de letras (categorías) y números, correspondientes a cada rama del conocimiento.

Sistema de clasificación decimal  Dewey. (DDC) sistema numérico que se divide en 10 clases principales, ordenadas desde el 000 hasta el 999 que comprende todas las áreas del conocimiento.

Sistemas de clasificación propios.

Sin embargo existen otros métodos de clasificación, tales como el Decimal Universal y el Colon.

 INDICES

Instrumentos que permiten conocer o identificar publicaciones, documentos o artículos, existen varios tipos de índices, los más importantes son:

Índice de autor

Índice temático

Índice alfabético por materias

Los índices registran alfabética o analíticamente las entradas que se consideran apropiadas para acceder al contenido de los documentos.

 RESÚMENES

Parte de la descripción tradicional de un catálogo, es el documento secundario más valorado y utilizado por los usuarios por su selecta capacidad informativa, ya que presenta las ideas principales del documento original, evitando cualquier apreciación o juicio crítico.

En su conjunto los procesos técnicos concentran la información más relevante que describe a cada material documental, sin importar su soporte o formato. De tal manera que el usuario tenga diferentes puntos de acceso al material y sea de fácil recuperación tanto en el catálogo en línea, como en su ubicación física dentro del centro de información al que pertenece. El promedio de procesamiento en el departamento de procesos técnicos del SUBA, es de 15 documentos, pero esto depende del grado de dificultad en su análisis,  de la temática, formato del documento y por último de su captura dentro del sistema de automatización utilizado.

Las Instituciones de Educación Superior deben hacer énfasis en colocar en dichos departamentos personal preparado y suficiente, que garantice que el proceso se realice de una forma profesional dependiendo de la cantidad de material documental que se adquiere periódicamente y la cantidad de bibliotecas que pertenezcan a su sistema bibliotecario.

 REFERENCIAS

CONPAB-IES (2005) Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior e Investigación.  México: CONPAB-IES.

García Ejarque, L. (2000) Diccionario del archivero-Bibliotecario   Terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales. España,   Trea.

López Yepes, J. (2004) Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación España,   Síntesis

Reitz, J (2006) Online Dictionary for Library and Information Science [en línea] Disponible en  http://lu.com/odlis Recuperado en Septiembre, 2007.

Sousa, J. (2004) Diccionario de bibliología y ciencias afines. España; Trea.

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Autor: Palomilla Apocatastásica

Las bibliotecas son crisoles de conocimiento, tengo la fortuna de trabajar en una de ellas.

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