Llenado de Formatos 2014

Curso de Capacitación en el llenado de formatos

del

Sistema de Gestión Integral

Fabiola Terrazas G.

Unidad de Servicios Bibliotecarios

Coordinación General del SUBA

“Los documentos reciben poca consideración en la mayoría de las funciones en un alto porcentaje de las organizaciones”

Brumm, E. (2000)

TEMAS

  1. Sistema de Gestión Integral
  2. Requisitos de la Norma ISO 9001, ISO 14001, SAST 001 / 0HSAS 18001.
  3. Acceso a la documentación del sistema: UNIQ
  4. Procedimientos de Control de Documentos y Registros.

Aquí la presentación: Registros de la Calidad

¿Qué es un Sistema de Gestión Integral?

Es lo que se debe realizar para establecer un sistema de administración, que coordine y dirija las actividades de los procesos para la elaboración de un producto o servicio de calidad, amigable con el medio ambiente y en áreas seguras y que permitan la mejora continua.

Actividad 1. Conociendo el SGI (actividad individual)

Conteste las siguientes preguntas:

Para usted ¿Qué es lo más relevante de un Sistema de Gestión Integral?

¿Qué es la mejora continua?

Política Integral

La Universidad Autónoma de Chihuahua a través del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, busca satisfacer las necesidades de información de los usuarios, en un ambiente saludable y seguro para su desempeño académico, ofreciéndoles tanto espacios, como material documental pertinente, suficiente y actualizado, así como capacitación en el uso eficiente de los recursos de información. Lo anterior a través del del compromiso institucional con el cuidado y la conservación del medio ambiente y de los aspectos en seguridad y salud en el trabajo, por medio de acciones que favorezcan la mejora continua. Todo esto a través del marco normativo que le aplique y sustentado en un Sistema Integral.

Control de documentos y registros de la calidad.

Los documentos en el UniQ están ordenados por carpetas de la siguiente manera:

Ayudas visuales

Controles operacionales

Formatos

Indicadores

Instructivos

Manuales

Normas

Procedimientos

Actividad 2. Exigencias de la Norma (actividad grupal)

Acceda al UNIQ y localice los procedimientos que hablen sobre el Control de Documentos y Registros.

Explique brevemente en qué consiste cada uno de ellos.

Norma ISO 9000:2005

“La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería ser una actividad que aporte valor”

2.7 DOCUMENTACIÓN

2.7.1 Valor de la documentación.

a) lograr la conformidad  con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

b) proveer la información apropiada.

c) la repetitibilidad y la trazabilidad.

d) proporcionar evidencia objetiva

e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGI.

2.7.2 Tipos de documentos utilizados en los SGI.

a) documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del SGI, denominados manuales de la calidad.

b) documentos que describen cómo se aplica el SGI a un producto, proyecto o contrato específico, denominados planes de la calidad.

c) documentos que establecen requisitos, denominados especificaciones.

d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias, denominados directrices.

e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente, pueden incluir, procedimientos, instrucciones de trabajo, planos

3.7 Términos relativos a la documentación

3.6.1 Información: datos que poseen significado

3.7.2 documento: medio de soporte de la información

3.7.6 registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar. Esto depende de factores tales como:

Tipo y el tamaño de la organización

Complejidad e interacción de los procesos

Complejidad de los productos

Los requisitos de los clientes

Los requisitos reglamentarios que sean aplicables

La competencia demostrada por el personal

El grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos en el SGI.

Normas ISO 9001, ISO 14001, SAST 001 / OHSAS 18001

4.2 – 4.4.4.   Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades.

a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. Política y objetivos del SST.

b) manual de la calidad

c) procedimientos documentados y registros requeridos por la norma mexicana.

d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de procesos.

e) Descripción del alcance del Sistema de Gestión en SST.

4.2.2 Manual gestión integral

piramide

4.2.3. / 4.4.5 / 4.4.5 Control de los documentos

Los documentos requeridos por el SGI deben controlarse.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

c) Identificar cambios y estado de la versión

d) Ofrecer acceso a los documentos.

e) Aseguramiento de legibilidad e identificación.

f) Asegurar control de documentos externos.

g) Prevenir uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos

4.2.4 Control de Registros.

Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.

Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Marco normativo: Ley federal de archivos

Fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

Artículo 4.

I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

V. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación.

Coordinar con el área de tecnologías de la información, la formalización informática de las actividades para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.

X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

XX. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,

creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos

obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;

XXI. Documento electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura;

XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores  documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores  administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas  vigentes y aplicables.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:

I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica

para la adecuada preservación de los archivos;

II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos

obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos

semejantes;

III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar

con exactitud la información contenida; y

IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

Actividad 3. Los registros y formatos del SGI

1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (grupal)

2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)

3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)

¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?

¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?

¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?

¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?

Conclusiones

Actividad 4. (individual)

Seleccione 3 formatos disponibles en el UNIQ, no importa del área que sean. Llénelos tal como se indique y envíelos por correo electrónico a la siguiente dirección: faterraza@uach.mx

Referencias

Archivo General de la Nación (2012) Catálogo de disposición Documental. [En línea] Disponible en: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/cumplimiento/cumplimiento.html  Consulta: 26/10/2012.

Brumm, E. (2000) Administración de la documentación en las normas ISO 9000. Santa Fé, Bogotá: Rojas Eberhard Editores Ltda.

Cámara de Diputados. H. Congreso de la Unión (2012) Ley federal de archivos. [En línea] Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/  Consulta: 26/10/2012.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9001:2008: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. México: IMNC

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9000:2005: Sistemas de Gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. México: IMNC

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2004) Norma Mexicana ISO 14001:2004 NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para su uso. México: IMNC.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana NMX-SAST-001-INMC-2008 / OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos. México: IMNC.

Aquí puedes descargar el programa de este curso:

Aquí les dejamos imágenes de los compañeros que tomaron el curso en el 2012.

El pase de diapositivas requiere JavaScript.

  1. equipo 3

    Este procedimiento consta de propósitos y alcances los cuales se define los requisitos para el llenado de documentos, en la que están personas encargadas de los llenados de dichos documentos, asi como revisarlos y autorizar los cambios que sea requeridos.

  2. Equipo No. 5

    El Formato 4.2.3 De nombre Control de Documentos, nos menciona todo lo referente al Sistema de Gestión de Calidad, que dirige y controla la organización, este documento impacta a todo el personal involucrado con los procesos, nos muestra los diagramas de flujo y lineamientos, para poder hacer modificaciones a los documentos que se encuentran en el UNIQ, y en caso de ser pertinente hacer la solicitud de un nuevo documento para procedimientos.

  3. equipo 1

    en base al procedimiento del control de documentos observamos que cualquier empleado de bibliotecas académicas puede proponer la elaboración de un formato o documento para mejorar los servicios bibliotecarios, así como revisarlos periódicamente y evaluar la utilidad para así solicitar su modificación

  4. equipo 4

    Conclusiones del equipo 4
    Actividad 2:
    Procedimiento de control de documentos.- Es un documento que nos indica cómo se genera, actualiza, revisa y se resguarda un los documentos con los cuales se rigen los lineamientos que nos exige el sistema de gestión de calidad y a la vez se busca incorporar a los bibliotecarios o personal relacionado con las bibliotecas para aportaciones continuas para mejorar los formatos y registros que dan soporte a la actividad realizada cotidianamente por el personal responsable de la actividad bibliotecaria.

  5. Equipo No. 5

    Actividad 2

    El formato 2.4.2 Procedimiento de Registros de Calidad, nos establece los lineamientos que debe cumplir los documentos del S.G.C., al momento de hacer el llenado de algún formato.

  6. equipo 1

    El control de los registros nos habla de como hacer el llenado correcto, almacenamiento y disposición final de las formas de acuerdo al tipo de información que contenga ya sea confidencial, esta debe de ser destruida totalmente y si no se puede reutilizar tal como nos indican una vez cumplido su periodo de retención.

  7. equipo 3

    El procedimiento de control de registros establece lineamientos en cuanto a su generación, aplica a los que forman parte del SGC, se pueden imprimir o si se hace de forma escrita ésta debe de ser con letra legible, fecha, nombre de la persona que esta generando el registro y se archiva.
    Existen documentos que se someten a revisión para modificaciones, éstas deben de ser aprobadas por proceso técnico.

  8. Equipo 4

    Conclusiones del equipo 4
    Actividad 3:
    Procedimiento de control de registros.- Es un documento que nos indica cómo se deben de llenar los registros, como nos lo indica el sistema de gestión de calidad, además, es un documento capaz de retener y almacenar la información, en un determinado tiempo y su finalidad, es dejar un registro tangible que nos permite verificar la información y valorarla en el momento que dicha registro sea requerido para mantener estándares óptimos de calidad en las funciones que realizamos.

  9. EQUIPO 2

    El equipo numero 2 del curso de llenado de formatos, comentamos que en el procedimiento de control de Documentos encontramos el proceso en el que los documentos que utilizamos se elaboran se aprueban y se controlan, para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, nos dice que debe de llevar un documento, que hay que mejorar .

  10. aracely olivas equipo dos

    el Equipo dos comenta también que el documento debe de llevara encabezado, (logo uach)
    titulo, codigo, pagina aprobó y revisión, nos habla sobre la nomenclatura que debe de llevar que la encontramos en un apartado en un Anexo I, sobre los formatos que son obsoletos y la forma de modificarlos autorizados previamente por el director Académico, algunos los documentos son controlados aprobados y autorizados. y estos deben de liberarse mínimo en 3 días.

  11. EQUIPO 2

    El equipo 2 comenta sobre la actividad 2 de los procedimientos para registros de la Calidad donde nos dice que este documento establece la línea para el control de registros en cuanto a su generación, identificación, corrección, almacenamiento, protección y disposición nos dice que es el formato, que es el registro y el periodo de retención que es el tiempo especifico para el almacenamiento de registros de calidad nos habla que el generador de registros determina las situaciones que necesitan acciones correctivas y preventivas califica indicadores de procesos, objetivos de calidad y elabora reportes a solicitud y habla que el documento debe ser legible y que la fecha cumpla con el formato día, mes y año y debe llevar el nombre y este procedimiento aplica a todos los registros de calidad, como se archivan también dice que la documentación si es confidencial se destruye y si no se recicla

  12. Equipo No. 5

    ACTIVIDAD 3 LOS REGISTROS Y FORMATOS DE CALIDAD

    1. Verifique si ha habido modificaciones en el formato proporcionado y cuáles han sido éstas.
    Si, de detecto que se agrego el instructivo, una modificación en el logo y el titulo.
    2. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    NO, ya que había dificultad en la comprensión de las instrucciones.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para la confiabilidad del documento.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no sean alterados posteriormente y además para cumplir con el procedimiento.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Porque puede ser que no exista o no aplique lo que se está evaluando, o falta de existencia del objeto o persona a evaluar.

  13. Equipo 2

    Equipo 2
    Actividad 3

    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    si, fue claro para el equipo las instrucciones de llenado, decía quien lo debe de llenar, que debemos anotar en cada campo y que signo debemos utilizar

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que toda la información este unificada y no se preste a confusiones

    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que este de acuerdo con los registros de la calidad, ya que esos espacios no se usan o no aplican con( N/A)

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    cuando al proceso que estamos realizando no corresponde esa accion

  14. equipo 3

    Equipo 3. Actividad 3. Formato solicitud de Altas, Bajas o Cambios de cuentas de acceso al uniq FOR 4.2.3

    Este formato tuvo modificaciones, se añadio nueva información que fueron: Nombre y firma de controlador de documentos y fecha de la modificaión de la cuenta.

    a).- ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    NO
    b).- ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para evitar cualquiere tipo de alteración y que refleje y qué es exactamente lo que se está llevando a cabo y cualquier persona lo pueda identificar.
    c).- ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no se altere la información y sea real ya que dichos campos no se están utilizando-
    d).- ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando dicha actividad no se esté realizando ya que no aplica en el documento.

  15. equipo 1

    Equipo1.
    Actividad 3.

    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo.
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. Indicados en el formato FOR 4.2.3 USB 02
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos? No, algunos campos no están incluido en el instructivo
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita? Para que exista una estandarización en la información contenida en el formato y se cumpla con la normatividad, evitando así que se alteren los registros por otro usuario
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan? Para que no haya alteraciones o modificaciones no autorizadas por el responsable del llenado de el formato.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato? En el caso de que ese campo no aplique ser llenado para el registro.

  16. Equipo 4

    Conclusiones del equipo 4
    Actividad 3:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    En el formato de Lista de verificación a instalaciones no cuenta con instructivo para el llenado de los campos.

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que sean llenados los formatos de manera similar bajo el mismo criterio unificado en todas las bibliotecas académicas.

    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no sea tomado en cuenta ese campo en la biblioteca específica en la cual se está utilizando el formato.

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    En todos aquellos en los que no aplica dicho criterio.

  17. ACTIVIDAD No. 1

    Para usted ¿Qué es lo más relevante de un Sistema de Gestión de la Calidad?
    para mi en lo personal la gestion de calidad es precisamente eso la calidadad en la cual se manejan todos los los registros por asi decirlo, par par que doto pueda funcionar a la perfecccion posible y asi poderlevar o comparar margenes de la misma calidad y asi poder saber que es lo que esta fallando y tratar de perfeccionar las cosas-
    ¿Qué es la mejora continua?
    Es todo aquello que se tiene, pero en base a eso que ya se tiene es verificar los datos para saber que es lo que se puede perfeccinar o tratar de perfeccionarlo para asi poder obtener una mejora en todo lo deseado.

  18. Rita Alicia Rivera

    actividad 1:
    Qué es lo más relevante de un Sistema de Gestión de la Calidad?
    Es un sistema de calidad, basada en una norma ISO 9000 y que me indica todos los procesos y procedimientos a realizar en mi lugar de trabajo de forma estandarizada llevando controles y registros y mediciones para así ofrecer un servicio de calidad.

    ¿Qué es la mejora continua?
    Es hacer las actividades como lo indica la norma y dar el plus personal para siempre llegar al objetivo, también estar en constante retroalimentación para así dar un excelente servicio.

  19. manuel jimenez

    PARA USTED QUE ES LO MAS RELEVANTE DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD?

    LO MAS IMPORTANTE ES PERMITIRNOS LOGRAR EFICIENTAR LOS PROCESOS DE TRABAJO EMPRENDIDOS DURANTE LA ACTIVIDAD DIARIA EN BIBLIOTECA ; DE ESTA MANERA LA TAREA LLEVADA A CABO POR PARTE DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS EN EL SUBA , NOS LLEVAN A LOGRAR LA FINALIDAD FUNDAMENTAL QUE ES LA PRESTACION DE UN SERVICIO BIBLIOTECARIO EFICIENTE ,AGIL Y OPORTUNO.

    QUE ES LA MEJORA CONTINUA?

    ES LA POSIBILIDAD QUE NOS PERMITE EFICIENTAR LOS PROCESOS GENERALES INTERNOS DE LA ACTIVIDAD BIBLIOTECARIA Y ASI CONTRIBUIR A LOGRAR UN MEJOR SERVICIO A LOS USUARIOS.

  20. Equipo 1 vespertino

    ACTIVIDAD 2
    Equipo No. 1 vespertino
    Procedimiento de Control de Documento
    Este procedimiento describe las actividades del control que debe de seguir un documento cuando se genera para producir una mejora de servicios.
    Nos explica que un documento nuevo, o modificación de uno ya existente y puede ser generado por un empleado o un equipo administrativo siempre y cuando se acaten los lineamientos que marca este procedimiento como el que sea revisado por el jefe que finalmente tenga fecha, num de emisión, titulo, edición ,revisión y fecha de recepción, inclusive el numero de copia controlada cuando se aplique esto.; y una vez avalado darlo a conocer a todos los involucrados mediante los mecanismos de viva voz, uniq, correo electrónico, etc

  21. Equipo 2 vespertino

    Actividad 2
    Equipo 2 vespertino
    El procedimiento de control de documentos se trata de una herramienta en la cual nos apoya en generar los documentos necesarios para hacer los registros, formatos, procedimientos, etc. Para la realización de las labores diarias de forma unificada para el uso un mismo criterio dentro de las bibliotecas de UACH.
    A través de planteamiento de una necesidad se general la presentación de documento el cual se el generador propone y expone para la revisión y la aprobación para su uso, y como se crea el formato o documento (código, revisión, etc.) el cual se informa a los bibliotecario del nuevo documento y el cual es registrado por el controlador de documentos en la lista maestra.

  22. Equipo 1 vespertino

    Procedimiento de Control de registros de la calidad
    Este procedimiento establece e los pasos o lineamientos para el control de registros; cuando se genera, se identifica, se corrige, cuando se retiene y se almacena. Se aplica a todos los registros controlados y referenciados. Nos sirven para registrar los resultados de las actividades realizadas durante el trabajo. El generador de registros es la persona quien llena finalmente los formatos y al documentarlo debe ser legible, sin campos vacios y sin corrector, la fecha debe ir d/m/a, y con el nombre completo (empezando con el nombre de pila) y primer apellidos en caso de que el campo sea pequeño.
    En conclusión nos indica el llenado correcto de un formato o un archivo en el uniq.

  23. Equipo 2 vespertino

    Atividad 2
    Equipo 2 vespertino
    El procedimiento de control de los registros de calidad nos establece los lineamientos para el control de los documentos, los cuales nos sirven de evidencia del trabajo que sea realizado del cual obtenemos el resultado de las actividades desempeñadas a si como su conservación, archivo, rehusó o eliminación de los mismos.

  24. Equipo 1 vespertino

    ACTIVIDAD 3
    Equipo No. 1 vespertino
    1.- El instructivo refleja con claridad cómo se deben de llenar cada uno de los campos?
    Respuesta: Sí
    2.- Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Respuesta: Para evitar falsas interpretaciones, para evitar exceso o falta de información, para que la información sea confiable. Porque así lo exige el SGC.
    3.- Por qué se debe de cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Respuesta: Para evitar que se altere la información por terceras personas.
    4.- En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Respuesta: Porque no existe respuesta lógica a ese campo.

  25. Equipo 2 vespertino

    Actividad 3
    Equipo 2 vespertino
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    Si, lo refleja en forma clara y precisa ya que en algunos formatos carecen de instructivo puede prestarse a confusiones en el llenado de la información.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que la información sea completa y evitar malas interpretaciones porque de lo contrario podría interpretarse como desconocimiento de información.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que estos no vayan a ser usados con otros fines que no sean los establecidos.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    En aquellos campos que no aplica o carece de la información solicitado en el formato

  26. ana yoli paul

    Importancia de la documentación en el sistema
    Proporcionan información, describen como se aplica un proceso, establecen requisitos, establecen recomendaciones o sugerencias evidencian los resultados de las actividades desempeñadas.

  27. Norma Holguin

    Para lograr mayor eficiencia en la toma de decisiones para lograr mejoras con evidencias objetivas en los procesos de producción y recomendar acciones para lograr la satisfacción del cliente.

    ARACELI MEDINA CHAVEZ
    DANA MORALES
    NORMA L. HOLGUIN

  28. equipo 4 Tipos de documentos utilizados en los SGI

    La importancia de la documentación en el SGI , es el que nos ayuda a saber si estamos cumpliendo con las metas establecidas, establecer una metodología para efectuar la medición y el seguimiento para el desempeño del SGI del SUBA y para la toma de decisiones

  29. EQUIPO 8

    LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION EN EL SGI

    es importante tener una evidencia fisica, del trazado, el control y el historial de lo relativo con el SGI.
    Esto se debe llevar a cabo en todo el sistema, toda la informacion, manuales y planes, para que quede plasmado enla evidencia.

    Toda evidencia debe ser significativa, esto debe considerar la informacion, procesos, resultados, y la responsabilidad, en los diferentes puestos.

    equipo:
    Janneth Flores Jacobo
    Jorge Velazquez Perez

  30. equipo 1

    La documentación en las organizaciones es importante ya que nos da un esquema de ella misma, para realizar lo que se establece en el formato y así cumplir los requerimientos que marca un SGI, logrando evaluar la eficacia teniendo la información apropiada, objetiva para su seguimiento.

    La documentación debe de ser coherente para cumplir los estándares del sistema quedando agregados en los planes de la calidad intengral.

  31. EQUIPO 7

    La importancia de la documentación en el Sistema de Gestión Integral se debe a que cada tipo de documento tiene una función específica y esta nos brinda información(registros), nos instruye(instructivos y procedimientos), son regidores como el Manual.
    La documentación es de acuerdo a la complejidad de la empresa, a la cantidad de procesos y su interacción; también es importante el enfoque de la empresa para determinar la complejidad de los documentos .
    Del mismo modo, esto también lo determinan los requisitos legales, la competencia con que cuenta el personal y el tipo y cantidad de clientes.
    A través de la documentación se evalúa el cumplimiento de los requisitos, y con el análisis se propone e implementa la mejora.

    TERE, CHINO Y LORE

  32. EQUIPO 1

    IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGI
    La importancia de la documentación es brindar la historia del sistema para poder llevar un control y tener evidencias del quehacer bibliotecario que esencialmente se basa en la prestación del servicio y la satisfacción del cliente.
    Existen diferentes tipos de documentos que proporcionan información sobre el sistema de gestión integral y las actividades de los procesos que se efectúan en la biblioteca. Estos documentos establecen requisitos, recomendaciones o sugerencias, que son las directrices y, lineamientos para operar el servicio con eficacia. La documentación está dividida en manuales, procedimientos, instructivos, formatos, ayudas visuales, controles operacionales, normatividad e indicadores. Estos últimos nos permiten obtener datos duros para la toma de decisiones.

    María Antonieta Hidalgo
    Cristina Yáñez
    Claudia Frescas
    Liliana Estrada

  33. DIANA, SERGIO

    Conta Camargo:
    LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION EN EL SGI.
    Nos dice que es muy importante tener pruebas o evidencias fisicas para poder saber si estamos llevando a cabo las metas ya establecidas. Ademas una buena documentacion porporciona informacion, nos proporciona sugerencias en el cual podemos saber en lo que se falla y asi modificarlo. Tambien poroprciona resultados de actividades desempeñadas.

  34. karla Dominguez

    la documnetacion es muy importante ya que muestra la historia de cada de cada biblioteca, ademas de brindar informacion objetiva y tener una mejora continua.
    Nos permiten tener conocimiento en cuanto a sugerencias, recomendaciones, asi como la descripcion de como se aplican el sistema de gestion integral a proyectos y brindarnos informacion interna y externa.
    Karla Dominguez FCAyF

  35. Aracely e Irene

    DOCUMENTACION:
    • Es de suma importancia para poder llevar a cabo un sistema de gestión, para estandarizar los procesos, entre los involucrados en el mismo.
    • Estos nos proporcionan la información objetiva y actualizada para poder tomar decisiones que nos ayuden a mejorar nuestros servicios.
    • En cuanto a la repetitibilidad y trazabilidad nos ayuda a dar seguimiento y tener el control exacto de nuestro documento.
    TIPOS DE DOCUMENTOS:
    • Estos pueden ser los que describen como se aplica el SGI, proyecto o contrato especifico.
    • Los que establecen requisitos y los que establecen recomendaciones.
    • Los que proporcionan información acerca del SGI.
    • Y los que proporcionan información sobre como efectuar las actividades.

    TERMINOS RELATIVOS A LA DOCUMENTACION:
    INFORMACION.- Son los términos relativos que poseen significado
    DOCUMENTO.- Es el medio de soporte de la información
    REGISTRO.- Documento que presenta los resultados y evidencias.

    Aracely
    Irene

  36. Blanca

    RESUMEN:
    La importancia del sistema es poder brindar un mejor servicio a los usuarios, así como también tener un mejor control para contar con la evidencia pertinente tanto para evaluar la eficacia y la mejora continua.

  37. EQUIPO 2

    Cumplir con los objetivos establecidos, como desarrollar nuestras funciones claras, precisas y cumplidas con nuestros debes. En un ambiente saludable y seguro para nuestro desempeño. El manejo de la información nos ayuda a la toma de decisiones para una mejora continua.

    FRANSISCO
    RUBEN
    HECTOR
    SERGIO

  38. ana yoli paul rosy irene aracely

    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo.
    INF FOR 01
    PTC FOR 07
    FOR CIR 01
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuales han sido estas.
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad como se deben llenar cada uno de los campos?
    INF FOR 01 si
    PTC FOR 07 si
    FOR CIR 01 no tiene instructivo
    ¿Por que es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Porque es requisito de sistema
    ¿Por que se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no se haga un uso indebido
    ¿En que circunstancias debera usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando no aplica el registro en el formato

  39. EQUIPO 7

    1. FOR INF 01 Lista de Verificación de Instalaciones Rev. 1, FOR MYA 06 Sugerencias, felicitaciones y quejas Rev. 0, FOR PTC 05 Altas (Nuevo Registro) Rev. 0

    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. Como lo dice el número de la revisión y solamente la lista de verificación de instalaciones ha tenido modificaciones.
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)

    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos? En los 3 casos es afirmativo lo del instructivo

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que no haya confusiones y esté correctamente llenado de acuerdo a lo estipulado
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan? Porque asi lo marca el Procedimiento de control de los registros y evitar que sea inadecuadamente manipulado

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato? Cuando el campo tenga que quedar vacío o bien que no aplique esa columna o fila a nuestro proceso.

  40. EQUIPO 8

    PRIMER FORMATO SELECCIONADO FOR PTC 05
    SOLICITUD DE ALTAS (NUEVOS REGISTROS) MODIFICACIONES 0
    RESPUESTAS:
    1: el instructivo si refleja con claridad cada campo que lo forma.
    2: porque cada campo solicita la informacion requerida para efectuar el proceso.
    3:los campos que no se utilicen, deberan ser cancelados para evitar cualquier equivocacion.
    4: el n/a es utilizado solo si la informacion requerida no aplica.
    SEGUNDO FOR PTC 07
    SOLICITUD DE AGREGAR, BAJAS, CAMBIOS Y REPOSICIONES NUM REV 0
    RESPUESTA:
    1: el instructivo si refleja con claridad cada campo que lo forma.
    2: porque cada campo solicita la informacion requerida para efectuar el proceso.
    3:los campos que no se utilicen, deberan ser cancelados para evitar cualquier equivocacion.
    4: el n/a es utilizado solo si la informacion requerida no aplica.
    TERCER FOR CIR 01
    COMENTARIOS, SUGERENCIAS, FELICITACIONES
    1: el instructivo si refleja con claridad cada campo que lo forma.
    2: porque cada campo solicita la informacion requerida para efectuar el proceso.
    3:los campos no utilizados por el usuario, , deberan ser cancelados por el bibliotecario, antes de pasarlo a jefatura.
    4: ………

    Janneth Flores Jacobo
    Jorge Velazquez Perez

  41. ana yoli paul rosy irene aracely

    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo.
    INF FOR 01
    PTC FOR 07
    FOR CIR 01
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuales han sido estas.
    INF FOR 01 se agrego la revisión de los equipos de extintores
    PTC FOR 07 el formato cambio antes era FOR 7.5 UPT 07 (CAMBIO DE CODIGO)
    FOR CIR 01 no tiene cambios
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad como se deben llenar cada uno de los campos?
    INF FOR 01 si
    PTC FOR 07 si
    FOR CIR 01 no tiene instructivo
    ¿Por que es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Porque es requisito de sistema
    ¿Por que se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no se haga un uso indebido
    ¿En que circunstancias debera usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando no aplica el registro en el formato y para no omitir alguna pregunta o algun registro

  42. equipo 1

    FOR INF 03 BITACORA DE FALLOS DE CONECTIVIDAD A INTERNET
    Día 6 de octubre ultima fecha de revisión y se le agrego fallos en el logAleph y la estructura del formato
    FOR GSI 02 MINUTA DE REUNION. Este no ha tenido cambios desde el 25 de noviembre del 2013
    FOR INF 01 LISTA DE VERIFICACION DE INSTALACIONES. Se modifico el 11 de junio del 2014 y lleva una revisión.
    el instructivo si nos indica cómo llenar cada uno de los formatos el cual es importante llenar cada uno de los campos así como cancelar los campos o ponerle N/A.

  43. EQUIPO 2

    Actividad 3. Los registros y formatos del SGI

    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (grupal)
    FORT PTC 02
    FOR PTC 05
    FOR PTC 07
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)
    Estos no tienen modificaciones, en la lista maestra vamos a verificar, fue efectiva.
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)
    El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    Si, pero existen alguno errores de ortografía.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para no alterar la información original que se da.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para obtener exclusivamente lo indicado
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Donde no aplica, donde no se utilice, donde no sepamos responder.

    FRANCISCO
    RUBEN
    HECTOR
    SERGIO

  44. DIANA, SERGIO

    Conta Camargo
    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (grupal)
    Bitácora de conectividad e internet.
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)
    Se ha simplificado en tamaño, ya es más compacto. Tienen un diseño más atractivo y fácil.
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    Si, el instructivo es claro. Todo está bien especificado.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que el documento tenga confiabilidad. También para que tenga claridad y no se preste a ningún tipo de confusiones.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Porque pueden ser llenados o alterados por otras personas. Además de que así lo indica el procedimiento.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando la solicitud o pregunta no sea lógica, o simplemente no aplica.

  45. karla Dominguez

    FORMATOS FOR ADQ 01 EVALUACION AL DESEMPEÑO DEL PROOVEDOR
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    Si estan muy claras las intrucciones de llenado
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para no tener una mala interpretacion y no tener una mala toma de decisiones
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para cancelar los campos no utilizados
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato? Para cancelar los campos no utilizados o para dar enteder que no contamos con campos
    Karla Dominguez FCAyF

  46. Tere

    Economía Internacional

    Bitácora conectividad e internet
    Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas.
    Se han realizado cambios agrego tipo de falla LogAleph y el formato es diferente.
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos? Sí
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita? Por ser requisito del sistema
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan? Para que no se haga uso indebido
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato? Cuando la pregunta no aplica.

  47. EQUIPO 1

    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (grupal)
    FOR CIR 01 Comentarios, sugerencias, felicitaciones
    FOR PTC 07 Solicitud de agregar, bajas, cambios y reposiciones
    FOR MYA 06 Seguimiento de felicitaciones, sugerencias y quejas
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)
    El FOR CIR 01 no ha tenido modificaciones
    El FOR PTC 07 no ha tenido modificaciones
    El FOR MYA 06 no ha tenido modificaciones
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)
    El FOR CIR 01 Este formato no contiene instructivo
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    El FOR PTC 07
    Este formato no cuenta con campo para fecha de elaboración, no especifica que se debe llenar el campo de unidad académica, tampoco indica que no se debe llenar el campo de REF, en el inciso d para solicitar cambios es confuso, además, la redacción debe ser en tercera persona del singular.
    Si ya se lleno un campo en un renglón no se deben cancelar los demás recuadros como indica el instructivo.
    El FOR MYA 06
    A partir del campo Acción tomada, no da instrucciones para el llenado, se debe clarificar a que se refiere con “comentario sobre el resultado de la acción” ya que no queda claro si el comentario es del usuario que interpuso su comentario, queja o sugerencia o de la persona que llena este formato; también se deberá clarificar quien es la persona involucrada.
    Si ya se lleno un campo en un renglón no se deben cancelar los demás recuadros como indica el instructivo.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Porque los formatos están elaborados con base en los requerimientos de información del proceso al que pertenecen
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Porque se deben proteger para que no sean alterados por personas ajenas a ese proceso

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando el campo se refiera a un concepto que en el área en que se está llenando el formato no es aplicable.

    María Antonieta Hidalgo
    Cristina Yáñez
    Claudia Frescas
    Liliana Estrada

  48. jjuan manuel jara montes

    juan jara la importancia de la documentacion para el sistema es la parte mas importante ya que el la documentacion encontraremos todos los parametros que nos ayudaran para la toma de deciciones y la inplementacion de mejoras continuas y nos encenderan los focos rojos a corregir

  49. Naty, Fer y Vane

    La importancia de la documentación en el sistema de gestión ambiental
    - Proporcionar información por medio de los manuales de calidad
    - Describir como se aplican los planes de calidad
    - Establecer los requisitos y especificaciones
    - Establecer recomendaciones y directrices y;
    - Proporcionar la información sobre actividades y procesos de manera coherente.

  50. Martín Lira, Imelda Duran, Demic Aguirre, Mónica Chávez

    Importancia de la documentación dentro del SGI

    Estos documentos proporcionan información y verídica o confiable, sobre los distintos procesos relacionados con las funciones diarias del trabajo y describen como se aplican a un producto, estableciendo especificaciones, recomendaciones o sugerencias de las actividades requeridas por el trabajo.

  51. Cecy

    CECY GAYTAN
    CONTA DELICIAS
    IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
    Es de vital importancia ya que representa un mejor control para los efectos de los documentos que establecen las características antes mencionadas.
    Dichos documentos proporcionan información, coherente, precisa, muy compleja y en ello se engloba la documentación, requisitos y el registro necesarios para dar cumplimiento a los requisitos del SGI

  52. EQUIPO 5

    EQUIPO 5
    Karla Paz
    Gariela Posada
    Judit Caraveo

    LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION

    la documentación es importante ya que nos permite conocer a todos los miembros de una organización como se desarrolla algun proceso, en el caso de los registros nos permite conocer históricamente nuestros resultados, para poder mejorarlos o en caso de no cumplir con los parametros tomar acciones pertinentes de acuerdo a los controles operacionales o a lo que se defina.

  53. Mary Rodriguez, Marco Holguin y Monica Aguilar

    IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION DENTRO DEL SGI
    • Proporciona información a través de los diferentes documentos donde se señalan los requisitos, las recomendaciones y la manera de cómo debemos trabajar.
    • Nos describen a través de los planes de calidad como aplica el SGI a un producto o servicio.
    • Los datos tienen significado y nos ayudan a la toma de decisiones.
    • Los registros nos proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas.

  54. Naty, Fer y Vane

    1.FOR GSI 06
    2.FOR DSO 01
    3.FOR MYA 04
    - Analice los formatos que se le proporcionan por equipo.
    - Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido estas.
    1. No tiene modificaciones puesto que es Revisión 0
    2. No tiene modificaciones puesto que es Revisión 0
    3. No tiene modificaciones puesto que es Revisión 0
    - Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo sig.
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    1. Si, si se refleja con claridad el llenado de los campos.
    2. Si, si se refleja con claridad el llenado de los campos.
    3. Si, si se refleja con claridad el llenado de los campos.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    - Para que este claro y preciso, y así las autoridades que lo revisan le puedan dar seguimiento.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    - Para no dar paso a confusiones o que personas externas hagan mal uso de estos.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    - Cuando no tengas la información o cuando no se realize la acción nombrada en el formato.

  55. abraham

    ABRAHAM ARENIVAS
    Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas.
    FOR CAU 02……SI
    FOR INF 02…..SI
    FOR INF 03….SI
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    FOR CAU 02….NO TIENE
    FOR INF 02….SI
    FOR INF 03…SI

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    PARA NO HACER UNA FALTA EN EL LLENADO
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    PARA NO TENER UNA ALTERACION EN EL FORMATO
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    CUANDO NO SE REALIALIZA ESA ACCION O INFRAESTRUCTURA FOR INF 02

  56. jjuan manuel jara montes

    JUAN JARA

    FOR ADQ 01

    EL INSTRUCTIVO SI PROPORCIONA LA INFORMACION SUFISIENTE PARA EL LLENADO DE LA FORMA

    PARA SU CORRECTA INTERPRETACION Y UNA TOMA DE DECICIONES PRONTA Y EXPEDITA

    PARA NO TOMAR DISCHOS CAMPOS EN CUENTA

    CUANDO DICHOS CAMPOS NO APLIQUEN A NUSTRA AREA

  57. Mary Rodriguez, Marco Holguin y Monica Aguilar

    ACTIVIDAD 3:
    1. CARTA DE FELICITACIÓN (FOR MCO 03)
    No tiene modificaciones porque es Revisión 0.
    No tiene Instructivo.

    2. LISTA DE ASISTENCIA PARA CURSO DE CAPACITACIÓN (FOR CAU 04)
    No tiene modificaciones porque es Revisión 0.
    No tiene Instructivo.

    3. SEGUIMIENTO DE FELICITACIONES, SUGERENCIAS Y QUEJAS (FOR MYA 06)
    No tiene modificaciones porque es Revisión 0.
    El instructivo si refleja con claridad como se deben de llenar cada uno de los campos.

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Porque en el procedimiento de control de registros se hace esa indicación.

    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Porque en el procedimiento de control de registros se hace esa indicación.

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando en nuestra área no tengamos o no exista información para llenar dicho campo.

  58. EQUIPO 5

    EQUIPO 5
    Gabriela Posada
    Karla Paz
    Judit Caraveo

    ACTIVIDAD 3
    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (grupal)

    FOR INF 06 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE REFRIGERACION Y CALEFACCION Y/O SUSTITUCION.
    NOTA* ESTE FORMATO SE DEBE REALIZAR TRIMESTRALMENTE, SIN EMBARGO NO SE ENCUENTRAN CONTEMPLADOS LOS MESES DE ENERO A MARZO.

    FOR MYA 13 EVALUACION DEL AUDITOR INTERNO

    FOR ASI 02 SOLICITUD Y REPORTE DE SERVICIO DEL SISTEMA ALEPH

    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)
    FOR INF 06: REVISION CERO
    FOR MYA 13: REVISION CERO
    FOR ASI 02: REVISION 02
    NOTA** TIENE UN ERROR DE EN LA LEYENDA DE REVISION, YA QUE VA EN LA REVISION 02 Y EL FORMATO SE IMPRIMIRIA INDICANDO LA REVISION CERO.

    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)
    -¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    FOR INF 06: SI
    FOR MYA 13 NO CUENTA CON INSTRUCTIVO
    FOR ASI 02: SI
    -¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    POR QUE EL SGI NOS SOLICITA OFRECER INFORMACION VERIDICA, OBJETIVA, OPORTUNA, Y SI NO LO CONTESTAMOS CORRECTAMENTE CORREMOS EL RIESGO DE AFECTAR YA SEA LA TRAZABILIDAD, CREDIBILIDAD, INDICADORES.
    -¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    POR QUE SE CORRE EL RIESGO DEL MAL USO DE LOS REGISTROS
    -¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    EN EL ESPACIO QUE NO APLIQUE PARA MI AREA.

  59. Cecy

    Cecy Gaytan
    Conta Delicias
    Formato solicitud de Altas, Bajas o Cambios UNIQ FOR 4.2.3
    FOR4.2.3 si tuvo modificaciones, se añadió información que fue: Nombre y firma de controlador de documentos y fecha de la modificación de la cuenta.
    El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos ?no
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para evitar cualquier tipo de alteración y que refleje y qué es exactamente lo que se está llevando a cabo y cualquier persona lo pueda identificar.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no se altere la información y sea real ya que dichos campos no se están utilizando-
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando dicha actividad no se esté realizando ya que no aplica en el documento

  60. Martín Lira, Imelda Duran, Demic Aguirre, Mónica Chávez

    FOR MYA 14 BITACORA DE PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME

    1.- Tiene una revisión con fecha 8 de octubre del 2014.
    2.-Se reestructuro completamente el formato.
    3.- a) Si.
    b) Para llevar el mismo proceso de estandarización de todas las bibliotecas pertenecientes al SUBA.
    c) Para no se incluya información que en un momento dado pueda ser falsa.
    d) Cuando no aplica dicho campo al producto o servicio en nuestro centro de trabajo.

    FOR GSI 10 FORMULARIO DE INVESTIGACION DE ACCIDENTES
    1.- Tiene una revisión con fecha 28/03/2014.
    2.- Se modifico el área o biblioteca donde sucedió el evento, la hora del evento, número de PCE y objeto/equipo.
    3.- a) Si.
    b) Para tener la información completa del accidente y llevar el mismo proceso de estandarización de todas las bibliotecas pertenecientes al SUBA.
    c) Para no se incluya información que en un momento dado pueda ser falsa.
    d) Cuando no aplica dicho campo al producto o servicio en nuestro centro de trabajo.

Deja un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s