Llenado de Formatos 2014

Curso de Capacitación en el llenado de formatos

Fabiola Terrazas G.

Unidad de Servicios Bibliotecarios

Coordinación General del SUBA

“Los documentos reciben poca consideración en la mayoría de las funciones en un alto porcentaje de las organizaciones”

Brumm, E. (2000)

TEMAS

  1. Sistema de Gestión Integral
  2. Requisitos de la Norma ISO 9001, ISO 14001, SAST 001 / 0HSAS 18001.
  3. Acceso a la documentación del sistema: UNIQ
  4. Procedimientos de Cntrol de Documentos y Registros de la Calidad

Aquí la presentación: Registros de la Calidad

Sistema de Gestión Integral.

¿Qué es ISO?

La Organización Internacional de Normalización, es una federación mundial de organismos nacionales de normalización.

¿Cuál es la norma que nos aplica?

El Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas tiene certificados sus procedimientos de acuerdo con las normas ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de Calidad, ISO 14001:2004 NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistemas de Gestión Ambiental y NMX-SAST-001-INMC-2008 / OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,

La norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos  cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un Sistema de Gestión, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos, además de la inclusión de aspectos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo,

¿Qué es un Sistema de Gestión Integral?

Es lo que se debe realizar para establecer un sistema de administración, que coordine y dirija las actividades de los procesos para la elaboración de un producto o servicio de calidad, amigable con el medio ambiente y en áreas seguras y que permitan la mejora continua.

Actividad 1. Conociendo el SGI (actividad individual)

Conteste las siguientes preguntas:

Para usted ¿Qué es lo más relevante de un Sistema de Gestión Integral?

¿Qué es la mejora continua?

Política Integral

  • La Universidad Autónoma de Chihuahua a través del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, busca satisfacer las necesidades de información de los usuarios, en un ambiente saludable y seguro para su desempeño académico, ofreciéndoles tanto espacios, como material documental pertinente, suficiente y actualizado, así como capacitación en el uso eficiente de los recursos de información. Lo anterior a través del del compromiso institucional con el cuidado y la conservación del medio ambiente y de los aspectos en seguridad y salud en el trabajo, por medio de acciones que favorezcan la mejora continua. Todo esto a través del marco normativo que le aplique y sustentado en un Sistema Integral.

Requisitos compatibles de las tres Normas:

Dentro de lo que toda organización debe tener para obtener una certificación, es contar con los siguientes procedimientos:

  1. Auditoría Interna
  2. Acciones Correctivas y Preventivas
  3. Competencia, formación y toma de conciencia.
  4. Control de Documentos
  5. Control de Registros

    Norma ISO 9000:2008

  6. Producto no Conforme

Requisitos compatibles con ISO 14001 y SAST 001

 

  • Comunicación
  • Identificación de requisitos legales.
  • Identificación de peligros y evaluación de riesgos de trabajo.
  • Identificación y evaluación de aspectos ambientales.
  • Atención a emergencias.
  • Investigación de accidentes

Control de documentos y registros de la calidad.

Los documentos en el UniQ están ordenados por carpetas de la siguiente manera:

Normas

Indicadores

Manuales

Procedimientos

Instructivos

Documentos

Formas

Minutas

Ayudas visuales

Actividad 2. Exigencias de la Norma (actividad grupal)

Acceda al UNIQ y localice los procedimientos que hablen sobre el Control de Documentos y Registros.

Explique brevemente en qué consiste cada uno de ellos.

Norma ISO 9000:2005

“La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería se una actividad que aporte valor”

2.7 DOCUMENTACIÓN

2.7.1 Valor de la documentación.

a) lograr la conformidad  con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

b) proveer la formación apropiada.

c) la repetitibilidad y la trazabilidad.

d) proporcionar evidencia objetiva

e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGC.

2.7.2 Tipos de documentos utilizados en los SGC.

a) documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del SGC, denominados manuales de la calidad.

b) documentos que describen cómo se aplica el SGC a un producto, proyecto o contrato específico, denominados planes de la calidad.

c) documentos que establecen requisitos, denominados especificaciones.

d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias, denominados directrices.

e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente, pueden incluir, procedimientos, instrucciones de trabajo, planos

3.7 Términos relativos a la documentación

3.6.1 Información: datos que poseen significado

3.7.2 documento: medio de soporte de la información

3.7.6 registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar. Esto depende de factores tales como:

Tipo y el tamaño de la organización

Complejidad e interacción de los procesos

Complejidad de los productos

Los requisitos de los clientes

Los requisitos reglamentarios que sean aplicables

La competencia demostrada por el personal

El grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos en el SGI.

Normas ISO 9001, ISO 14001, SAST 001 / OHSAS 18001

4.2 – 4.4.4.   Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades.

a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. Política y objetivos del SST.

b) manual de la calidad

c) procedimientos documentados y registros requeridos por la norma mexicana.

d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de procesos.

e) Descripción del alcance del Sistema de Gestión en SST.

4.2.2 Manual de la calidad

4.2.3. Control de los documentos

Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

b) Revisar y actualizar los documentos.

c) Identificar cambios y estado de la versión

d) Ofrecer acceso a los documentos.

e) Aseguramiento de legibilidad e identificación.

f) Asegurar control de documentos externos.

g) Prevenir uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos

4.2.4 Control de Registros.

Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.

Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Ley federal de archivos

Fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

Artículo 4.

I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

V. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación.

Coordinar con el área de tecnologías de la información, la formalización informática de las actividades para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.

X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

XX. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,

creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos

obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;

XXI. Documento electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura;

XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores  documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores  administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas  vigentes y aplicables.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:

I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica

para la adecuada preservación de los archivos;

II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos

obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos

semejantes;

III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar

con exactitud la información contenida; y

IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

Actividad 3. Los registros y formatos de la calidad

1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo. (grupal)

2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. (grupal)

3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente: (grupal)

¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?

¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?

¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?

¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?

Conclusiones

Actividad 4. (individual)

Seleccione 3 formatos disponibles en el UNIQ, no importa del área que sean. Llénelos tal como se indique y envíelos por correo electrónico a la siguiente dirección: faterraza@uach.mx

Referencias

Archivo General de la Nación (2012) Catálogo de disposición Documental. [En línea] Disponible en: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/cumplimiento/cumplimiento.html  Consulta: 26/10/2012.

Brumm, E. (2000) Administración de la documentación en las normas ISO 9000. Santa Fé, Bogotá: Rojas Eberhard Editores Ltda.

Cámara de Diputados. H. Congreso de la Unión (2012) Ley federal de archivos. [En línea] Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/  Consulta: 26/10/2012.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9001:2008: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. México: IMNC

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9000:2005: Sistemas de Gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. México: IMNC

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2004) Norma Mexicana ISO 14001:2004 NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para su uso. México: IMNC.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana NMX-SAST-001-INMC-2008 / OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos. México: IMNC.

Aquí puedes descargar el programa de este curso: PROGRAMA CAPACITACION SGC BIB 11-2012

Aquí les dejamos imágenes de los compañeros que tomaron el curso hoy en la mañana.

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  1. equipo 3

    Este procedimiento consta de propósitos y alcances los cuales se define los requisitos para el llenado de documentos, en la que están personas encargadas de los llenados de dichos documentos, asi como revisarlos y autorizar los cambios que sea requeridos.

  2. Equipo No. 5

    El Formato 4.2.3 De nombre Control de Documentos, nos menciona todo lo referente al Sistema de Gestión de Calidad, que dirige y controla la organización, este documento impacta a todo el personal involucrado con los procesos, nos muestra los diagramas de flujo y lineamientos, para poder hacer modificaciones a los documentos que se encuentran en el UNIQ, y en caso de ser pertinente hacer la solicitud de un nuevo documento para procedimientos.

  3. equipo 1

    en base al procedimiento del control de documentos observamos que cualquier empleado de bibliotecas académicas puede proponer la elaboración de un formato o documento para mejorar los servicios bibliotecarios, así como revisarlos periódicamente y evaluar la utilidad para así solicitar su modificación

  4. equipo 4

    Conclusiones del equipo 4
    Actividad 2:
    Procedimiento de control de documentos.- Es un documento que nos indica cómo se genera, actualiza, revisa y se resguarda un los documentos con los cuales se rigen los lineamientos que nos exige el sistema de gestión de calidad y a la vez se busca incorporar a los bibliotecarios o personal relacionado con las bibliotecas para aportaciones continuas para mejorar los formatos y registros que dan soporte a la actividad realizada cotidianamente por el personal responsable de la actividad bibliotecaria.

  5. Equipo No. 5

    Actividad 2

    El formato 2.4.2 Procedimiento de Registros de Calidad, nos establece los lineamientos que debe cumplir los documentos del S.G.C., al momento de hacer el llenado de algún formato.

  6. equipo 1

    El control de los registros nos habla de como hacer el llenado correcto, almacenamiento y disposición final de las formas de acuerdo al tipo de información que contenga ya sea confidencial, esta debe de ser destruida totalmente y si no se puede reutilizar tal como nos indican una vez cumplido su periodo de retención.

  7. equipo 3

    El procedimiento de control de registros establece lineamientos en cuanto a su generación, aplica a los que forman parte del SGC, se pueden imprimir o si se hace de forma escrita ésta debe de ser con letra legible, fecha, nombre de la persona que esta generando el registro y se archiva.
    Existen documentos que se someten a revisión para modificaciones, éstas deben de ser aprobadas por proceso técnico.

  8. Equipo 4

    Conclusiones del equipo 4
    Actividad 3:
    Procedimiento de control de registros.- Es un documento que nos indica cómo se deben de llenar los registros, como nos lo indica el sistema de gestión de calidad, además, es un documento capaz de retener y almacenar la información, en un determinado tiempo y su finalidad, es dejar un registro tangible que nos permite verificar la información y valorarla en el momento que dicha registro sea requerido para mantener estándares óptimos de calidad en las funciones que realizamos.

  9. EQUIPO 2

    El equipo numero 2 del curso de llenado de formatos, comentamos que en el procedimiento de control de Documentos encontramos el proceso en el que los documentos que utilizamos se elaboran se aprueban y se controlan, para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, nos dice que debe de llevar un documento, que hay que mejorar .

  10. aracely olivas equipo dos

    el Equipo dos comenta también que el documento debe de llevara encabezado, (logo uach)
    titulo, codigo, pagina aprobó y revisión, nos habla sobre la nomenclatura que debe de llevar que la encontramos en un apartado en un Anexo I, sobre los formatos que son obsoletos y la forma de modificarlos autorizados previamente por el director Académico, algunos los documentos son controlados aprobados y autorizados. y estos deben de liberarse mínimo en 3 días.

  11. EQUIPO 2

    El equipo 2 comenta sobre la actividad 2 de los procedimientos para registros de la Calidad donde nos dice que este documento establece la línea para el control de registros en cuanto a su generación, identificación, corrección, almacenamiento, protección y disposición nos dice que es el formato, que es el registro y el periodo de retención que es el tiempo especifico para el almacenamiento de registros de calidad nos habla que el generador de registros determina las situaciones que necesitan acciones correctivas y preventivas califica indicadores de procesos, objetivos de calidad y elabora reportes a solicitud y habla que el documento debe ser legible y que la fecha cumpla con el formato día, mes y año y debe llevar el nombre y este procedimiento aplica a todos los registros de calidad, como se archivan también dice que la documentación si es confidencial se destruye y si no se recicla

  12. Equipo No. 5

    ACTIVIDAD 3 LOS REGISTROS Y FORMATOS DE CALIDAD

    1. Verifique si ha habido modificaciones en el formato proporcionado y cuáles han sido éstas.
    Si, de detecto que se agrego el instructivo, una modificación en el logo y el titulo.
    2. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    NO, ya que había dificultad en la comprensión de las instrucciones.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para la confiabilidad del documento.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no sean alterados posteriormente y además para cumplir con el procedimiento.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Porque puede ser que no exista o no aplique lo que se está evaluando, o falta de existencia del objeto o persona a evaluar.

  13. Equipo 2

    Equipo 2
    Actividad 3

    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    si, fue claro para el equipo las instrucciones de llenado, decía quien lo debe de llenar, que debemos anotar en cada campo y que signo debemos utilizar

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que toda la información este unificada y no se preste a confusiones

    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que este de acuerdo con los registros de la calidad, ya que esos espacios no se usan o no aplican con( N/A)

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    cuando al proceso que estamos realizando no corresponde esa accion

  14. equipo 3

    Equipo 3. Actividad 3. Formato solicitud de Altas, Bajas o Cambios de cuentas de acceso al uniq FOR 4.2.3

    Este formato tuvo modificaciones, se añadio nueva información que fueron: Nombre y firma de controlador de documentos y fecha de la modificaión de la cuenta.

    a).- ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    NO
    b).- ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para evitar cualquiere tipo de alteración y que refleje y qué es exactamente lo que se está llevando a cabo y cualquier persona lo pueda identificar.
    c).- ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no se altere la información y sea real ya que dichos campos no se están utilizando-
    d).- ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Cuando dicha actividad no se esté realizando ya que no aplica en el documento.

  15. equipo 1

    Equipo1.
    Actividad 3.

    1. Analice los formatos que se le proporcionan por equipo.
    2. Verifique si ha habido modificaciones en ellos y cuáles han sido éstas. Indicados en el formato FOR 4.2.3 USB 02
    3. Revise los instructivos del formato en caso de que los tenga y conteste lo siguiente:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos? No, algunos campos no están incluido en el instructivo
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita? Para que exista una estandarización en la información contenida en el formato y se cumpla con la normatividad, evitando así que se alteren los registros por otro usuario
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan? Para que no haya alteraciones o modificaciones no autorizadas por el responsable del llenado de el formato.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato? En el caso de que ese campo no aplique ser llenado para el registro.

  16. Equipo 4

    Conclusiones del equipo 4
    Actividad 3:
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    En el formato de Lista de verificación a instalaciones no cuenta con instructivo para el llenado de los campos.

    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que sean llenados los formatos de manera similar bajo el mismo criterio unificado en todas las bibliotecas académicas.

    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que no sea tomado en cuenta ese campo en la biblioteca específica en la cual se está utilizando el formato.

    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    En todos aquellos en los que no aplica dicho criterio.

  17. ACTIVIDAD No. 1

    Para usted ¿Qué es lo más relevante de un Sistema de Gestión de la Calidad?
    para mi en lo personal la gestion de calidad es precisamente eso la calidadad en la cual se manejan todos los los registros por asi decirlo, par par que doto pueda funcionar a la perfecccion posible y asi poderlevar o comparar margenes de la misma calidad y asi poder saber que es lo que esta fallando y tratar de perfeccionar las cosas-
    ¿Qué es la mejora continua?
    Es todo aquello que se tiene, pero en base a eso que ya se tiene es verificar los datos para saber que es lo que se puede perfeccinar o tratar de perfeccionarlo para asi poder obtener una mejora en todo lo deseado.

  18. Rita Alicia Rivera

    actividad 1:
    Qué es lo más relevante de un Sistema de Gestión de la Calidad?
    Es un sistema de calidad, basada en una norma ISO 9000 y que me indica todos los procesos y procedimientos a realizar en mi lugar de trabajo de forma estandarizada llevando controles y registros y mediciones para así ofrecer un servicio de calidad.

    ¿Qué es la mejora continua?
    Es hacer las actividades como lo indica la norma y dar el plus personal para siempre llegar al objetivo, también estar en constante retroalimentación para así dar un excelente servicio.

  19. manuel jimenez

    PARA USTED QUE ES LO MAS RELEVANTE DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD?

    LO MAS IMPORTANTE ES PERMITIRNOS LOGRAR EFICIENTAR LOS PROCESOS DE TRABAJO EMPRENDIDOS DURANTE LA ACTIVIDAD DIARIA EN BIBLIOTECA ; DE ESTA MANERA LA TAREA LLEVADA A CABO POR PARTE DE LAS DIFERENTES INSTANCIAS EN EL SUBA , NOS LLEVAN A LOGRAR LA FINALIDAD FUNDAMENTAL QUE ES LA PRESTACION DE UN SERVICIO BIBLIOTECARIO EFICIENTE ,AGIL Y OPORTUNO.

    QUE ES LA MEJORA CONTINUA?

    ES LA POSIBILIDAD QUE NOS PERMITE EFICIENTAR LOS PROCESOS GENERALES INTERNOS DE LA ACTIVIDAD BIBLIOTECARIA Y ASI CONTRIBUIR A LOGRAR UN MEJOR SERVICIO A LOS USUARIOS.

  20. Equipo 1 vespertino

    ACTIVIDAD 2
    Equipo No. 1 vespertino
    Procedimiento de Control de Documento
    Este procedimiento describe las actividades del control que debe de seguir un documento cuando se genera para producir una mejora de servicios.
    Nos explica que un documento nuevo, o modificación de uno ya existente y puede ser generado por un empleado o un equipo administrativo siempre y cuando se acaten los lineamientos que marca este procedimiento como el que sea revisado por el jefe que finalmente tenga fecha, num de emisión, titulo, edición ,revisión y fecha de recepción, inclusive el numero de copia controlada cuando se aplique esto.; y una vez avalado darlo a conocer a todos los involucrados mediante los mecanismos de viva voz, uniq, correo electrónico, etc

  21. Equipo 2 vespertino

    Actividad 2
    Equipo 2 vespertino
    El procedimiento de control de documentos se trata de una herramienta en la cual nos apoya en generar los documentos necesarios para hacer los registros, formatos, procedimientos, etc. Para la realización de las labores diarias de forma unificada para el uso un mismo criterio dentro de las bibliotecas de UACH.
    A través de planteamiento de una necesidad se general la presentación de documento el cual se el generador propone y expone para la revisión y la aprobación para su uso, y como se crea el formato o documento (código, revisión, etc.) el cual se informa a los bibliotecario del nuevo documento y el cual es registrado por el controlador de documentos en la lista maestra.

  22. Equipo 1 vespertino

    Procedimiento de Control de registros de la calidad
    Este procedimiento establece e los pasos o lineamientos para el control de registros; cuando se genera, se identifica, se corrige, cuando se retiene y se almacena. Se aplica a todos los registros controlados y referenciados. Nos sirven para registrar los resultados de las actividades realizadas durante el trabajo. El generador de registros es la persona quien llena finalmente los formatos y al documentarlo debe ser legible, sin campos vacios y sin corrector, la fecha debe ir d/m/a, y con el nombre completo (empezando con el nombre de pila) y primer apellidos en caso de que el campo sea pequeño.
    En conclusión nos indica el llenado correcto de un formato o un archivo en el uniq.

  23. Equipo 2 vespertino

    Atividad 2
    Equipo 2 vespertino
    El procedimiento de control de los registros de calidad nos establece los lineamientos para el control de los documentos, los cuales nos sirven de evidencia del trabajo que sea realizado del cual obtenemos el resultado de las actividades desempeñadas a si como su conservación, archivo, rehusó o eliminación de los mismos.

  24. Equipo 1 vespertino

    ACTIVIDAD 3
    Equipo No. 1 vespertino
    1.- El instructivo refleja con claridad cómo se deben de llenar cada uno de los campos?
    Respuesta: Sí
    2.- Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Respuesta: Para evitar falsas interpretaciones, para evitar exceso o falta de información, para que la información sea confiable. Porque así lo exige el SGC.
    3.- Por qué se debe de cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Respuesta: Para evitar que se altere la información por terceras personas.
    4.- En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    Respuesta: Porque no existe respuesta lógica a ese campo.

  25. Equipo 2 vespertino

    Actividad 3
    Equipo 2 vespertino
    ¿El instructivo refleja con claridad cómo se deben llenar cada uno de los campos?
    Si, lo refleja en forma clara y precisa ya que en algunos formatos carecen de instructivo puede prestarse a confusiones en el llenado de la información.
    ¿Por qué es importante llenar cada uno de los campos tal y como se solicita?
    Para que la información sea completa y evitar malas interpretaciones porque de lo contrario podría interpretarse como desconocimiento de información.
    ¿Por qué se debe cancelar los campos cuando no se utilizan?
    Para que estos no vayan a ser usados con otros fines que no sean los establecidos.
    ¿En qué circunstancias deberá usted escribir N/A en el campo dentro de un formato?
    En aquellos campos que no aplica o carece de la información solicitado en el formato

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