La Voz del Bibliotecario

Espacio de reflexión

Módulo SGC SUBA.

El día 17 de Febrero se ofreció el módulo de Sistema de Gestión de Calidad del SUBA, dentro del Curso de Inducción a Bibliotecas, organizado por el Departamento de Recursos Humanos de Unidad Central.

En el cual, se les explicó a los asistentes, los puntos más importantes del Sistema de Gestión de Calidad del SUBA y las implicaciones que ésto tiene para nuestra institución.

Los participantes realizaron varias actividades, entre ellas el análisis de los procedimientos que exije la norma, y los procesos que se encuentran certificados.

Aquí se encuentran las conclusiones a las que llegaron cada uno de los equipos, ésto con el fin de ofrecer retroalimentación a los participantes.

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32 pensamientos en “Módulo SGC SUBA.

  1. El documento analizado fue el de los procedimientos para acciones correctivas o preventivas. Una vez identificado un incumplimiento se procede a realizar las acciones requeridas (auditorias y análisis de la información) para la corrección de la misma, todo esto para la generación de reportes que demuestren tal corrección para el mejoramiento del servicio otorgado.

  2. PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA.
    El procedimiento de auditoria Interna es de suma importancia ya que nos muestra detalladamente los pasos que se deben seguir en este proceso, los cuales constan de Elaboración de un programa, elaborar un plan, si se acepta o no el plan de auditoria, verificación de evidencias y sobretodo de la eficacia de dichas auditorias. Todo esto para tener actualizada y mejorar el sistema de bibliotecas detectando oportunamente el producto no conforme y tomando las medidas necesarias para su corrección y mejora.

  3. Procedimiento Para El Control De Los Registros De La Calidad.

    CONCLUSIONES DEL ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO:

    Todos los cambios y actualizaciones que se les hacen a los procesos que utilizan las bibliotecas, que se llevan acabo en las juntas de los consejos consultivos.

    1- Se documentan todos los acuerdos a los que se llega.

    2- Se resguardan todos los registros de la calidad, pero beneficiando que el documento este bien estructurado, tomando en cuenta que no tengan una doble interpretación y que estén escritos correctamente, poniendo el formato de DIA // MES // AÑO, archivándose en orden alfabético.

    3- Tiempo de validez que tiene el documento. Pudiendo darle un re-uso mientras no contenga alguna información confidencial. Si es así se puede mandar:

    *Reciclar
    *Trituración
    * Si esta en archivo electrónico se puede borrar o eliminar.

    4- Dar acceso a los registros de la calidad.

  4. LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SON 5 PASOS PARA DETECTAR UN PRODUCTO NO CONFORME QUE SON:
    1.- IDENTIFICAR
    2.- DISPOSICION
    3.- SEGREGAR
    4.- DEFECTO
    5.- RETRABAJO
    CON BASE EN ESTO PODEMOS IDENTIFICAR EL ERROR DEL PNC PARA EN SU DEFECTO CORREGIR LA NO CONFIRMIDAD DEL CLIENTE Y ESTE MISMO QUEDE SATISFECHO CON LO QUE EL REQUIERE O LO QUE NOS ESTA PIDIENDO ESFECIFICAMENTE.

  5. Procedimiento para el control de los documentos

    Tiene como propósito la elaboración, aprobación, y control de todos los documentos que integran al SGC; tiene como alcance impactar a todos los empleados involucrados en el SUBA.
    Este control de documentos se explica con diagramas de flujo para la generación y modificación.
    Todo documento que se maneje dentro de este sistema tiene que cumplir con ciertos requisitos: Titulo del documento, código, pagina , aprobó, Revisión

  6. PROCEDIMIENTO DE CIRCULACIÒN

    Nos explica paso a paso si el usuario tiene algún tipo de adeudo, si es que es positivo se notifica el adeudo al usuario para que preceda a pagara a caja única para poder en otro momento hacerle efectivo algún otra préstamo del MD, si necesita el MD para préstamo interno o externo, apoyarlo para encontrar de manera mas eficiente el MD, y en caso de que el MD se encuentre en otra biblioteca se le notifica al usuario para que preceda a su búsqueda.
    Al momento de la devolución del MD se verifica que no haya excedido de los días de préstamo de lo contrario se le multa, aqui también se explica que si no presenta el libro debe de ser saldado en efectivo o llevando un ejemplar igual, renovación hay que verificar que la cantidad de veces que se presta el libro no exceda de la cantidad de renovaciones que haya hecho el usuario.

    NOTA: Sin embargo al momento de la devolución no explica los paso a seguir si el libro se encuentra en mal estado.

  7. Procedimiento para acciones correctivas o preventivas

    En este procedimiento se ven las no conformidades o situaciones indeseables y determinar las acciones que las mejoren. Entendiendo que una acción preventiva es cuando se dará una observación y por una correctiva una acción dura.

  8. PROCEDIMIENTOS DE CIRCULACION.

    Pago De Adeudos:

    Se entrega el material documental se notifica al usuario si tiene adeudo, si es de esa misma facultad tiene que ir a caja única a pagar el adeudo y regresar a la biblioteca, presentar su comprobante de pago y cancelar su adeudo.

    Prestamos en Salas y Externos:

    Consulta en el OPAC la localización del material documental, asignatura topográfica y localiza la estantería, solicita el bibliotecario el préstamo.

    Devolución del material documental:

    El usuario entrega el material documental en el modulo de información se registra la información, se verifica que no tenga adeudo, se sensibiliza y se regresa a la estantería, pero si tiene adeudo se le noticia y se le pide que pase a caja única a pagar y regrese con su comprobante para cancelar su adeudo.

    Renovación del material documenta:

    El usuario de forma presencial, telefónica o electrónica, o en el modulo de información tiene derecho hacer una renovación.

  9. PROCEDIMIENTO PARA CONTOL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD:

    ESTE PROCESO ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS EN EL CONTROL DE REGISTROS DE ACUERDO A SU GENERACION.
    SE DOCUMENTAN LOS RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
    SE ARCHIVAN LOS REGISTROS DE CALIDAD
    SE DEFINE LA DISPOSICIÓN FINAL CUANDO SE CUMPLE EL TIEMPO DE RETENCION. (RESPONSABLE DE PROCESOS).
    DAR DISPOSICIÓN A LOS REGISTROS DE CALIDAD.

  10. “PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIAS INTERNAS”

    Es una acción que verifica la congruencia del trabajo realizado conforme a los procesos establecidos del sistema de gestión de calidad esta se realiza por personal de la misma institución pero que no pertenece al mismo departamento.
    Esta es más estricta ya que el auditor interno de la institución conoce los procesos mejor que un auditor externo.

  11. Procedimiento para auditorias internas

    Es un proceso en el cual se obtienen evidencias las cuales se evalúan, para que exista una congruencia entre lo establecido y lo que se esta realizando.

  12. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.

    Se solicita la plantilla del documento, se revisa el documento, se verifica la estructura del documento, se libera el documento y se entrega al personal involucrado.

    Modificación de los documentos:

    Se comenta la modificación, se acepta la modificación, se checa quien lo aprueba, se hace la modificación el UNIQ, y se publica.

  13. PROCEDIMIENTOS DE CIRCULACION:

    ESTABLECER LINEAMIENTOS PARA LLEVAR A CABO EL PRESTAMO INTERNO Y EXTERNO DE MATERIAL DOCUMENTAL, RENOVACION Y DEVOLUCION DEL MISMO.
    ESTO APLICA PARA LOS USUARIOS DEL SUBA.
    PAGO DE ADEUDO: SE NOTIFICA AL USUARIO SI TIENE ADEUDO

  14. ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIBAS.

    Identifica el incumplimiento y determina su causa, ejecuta la acción, da seguimiento, verifica que la acción que se ejecuta sea efectiva, registra los resultados, realiza reporte e informa, si no se implementa la acción se manda una carta por incumplimiento al responsable del proceso.

  15. “POCEDIMIENTO PARA PRODUCTO NO CONFIABLE”

    Es el material documental que no cumple con los requerimientos establecidos por las normas de los sistemas de gestión de calidad como por ejemplo:
    Que no tengan pastas
    Que estén mutilados
    Que tengan algún tipo de hongo.

  16. “PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD”

    Dice que son los cambios y actualizaciones que se le hacen a los procesos que utilizan las bibliotecas, mediante formatos actualizados adquirido directamente de la plataforma del UNIQ, se deben cancelar los campos vacíos del registro para evitar futuras alteraciones.

  17. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS:

    ESTABLECE LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ELABORACION, APROBACION Y CONTROL DE TODOS LOS DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL SGC.
    SOLICITA PLANTILLA PARA GENERAR DOCUMENTO RECABA LA FIRMA DE APROBACION EN CASO DE FORMAS INDICA SU TIEMPO.
    REVISA DOCUMENTO Y EN SU CASO LO APRUEBA.
    VERIFICA ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO.
    LIBERA EL DOCUMENTO, ACTUALIZA EL UNIQ.
    ENTERA AL PERSONAL INBOLUCRADO.

  18. “PROCEDIMIENTO DE CIRCULACION”

    EXPLICA PASO A PASO EL PROCEDIMIENTO DEL PRESTAMO DEVOLUCION Y RENOVACION DEL MATERIAL DOCUMENTAL DEACUERDO AL SISTEMA UNIVERSITARIO DE BIBLIOTECAS ACADEMICAS (SUBA)

  19. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS.

    Elabora un programa de auditoria, se autoriza el programa, se designa un auditor, se elabora el plan para esa auditoria, se acepta el plan para las auditorias y se difunde la auditoria.

    Se ejecuta la auditoria, se elabora el reporte con los resultados, se hace una reunión para el cierre de esa auditoria, se difunden los resultados, se exponen las no conformidades y se determina su causa y el plan de acción para la corrección de esas fallas, se les da el seguimiento determinado y se verifica la evidencia.

  20. PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS:

    ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA LA REALIZACION DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS EN LOS PROCESOS DEFINIDOS EN EL SUBA.
    ESTE PROCEDIMENTO ES APLICABLE A LOS PROCESOS QUE ESTAN DEFINIDOS EN EL ALCANCE DEL SGC.
    IDENTIFICA EL INCUMPLIMIENTO Y DETERMINA SU CAUSA.
    REGISTRA INFORMACION DEL PLAN DE ACCION.
    EJECUTA EL PLAN DE ACCION.

  21. PROCEDIMIENTO PARA PRODUCTO NO CONFORME.

    Se detecta y se registra en una bitácora para tener establecido el producto no conforme y segrega para realizar una acción correctiva, se registra en una cuenta denominada restaura.

    • Equipo 2
      la idea era que escribieran con sus propias palabras de qué se trata cada procedimiento, pero veo que copiaron textualmente.
      Cuidado con la ortografía, es Preventivas.
      Saludos

  22. CONTROL DE DOCUMENTOS

    Cuando se ve la necesidad de generar un documento para facilitar o evidenciar el trabajo del usuario, esto se tiene que solicitar y aprobar en el consejo de bibliotecarios, se actualiza la estructura del documento en el uniq, se le da por enterado al personal involucrado, al momento de modificar los documentos también se llevan a votación en caso de ser aceptado se actualiza en uniq y lista maestra (existe un tablero de aviso en el cual se publica cuando un documento es modificado para que los usuarios no utilizan documentos obsoletos).
    Las características principales de los documentos es que deben de llevar un código de acuerdo al tipo de documento que es una revisión y debe de incluirse la cantidad de paginas del documento, quien lo aprueba. Y en caso de ser procedimientos ayudas visuales deben de llevar una leyenda que diga, COPIA CONTROLADA.

    ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

    Cuando existe in incumplimiento en el proceso se registra en un formato para hacer las acciones correctivas preventivas pertinentes en caso de que estas acciones no se lleven a cabo se revisa y se le pone como reincidente si fue una acción menor se pone como acción mayor.
    Existen también acciones preventivas para evitar una acción correctiva.

    AUDITORIA INTERNA

    Se debe de realizar auditoria internas en todo sistema de gestión de calidad para esto los auditores deben de estar capacitados. Cuando se programa una auditoria interna se designa un líder y se le informa y en caso de aceptar se le entrega el plan de la auditoria a los auditados posteriormente se les audita y se elabora un reporte al final se difunden los resultados en una reunión de cierre en caso de existir no conformidades se le notifican al personal involucrado para que elabore un programa de acción, mismo que se verifica en la siguiente auditoria ya sea interna o externa.

    PRODUCTO NO CONFORME

    Cuando se detecta un producto no conforme (MD mutilado, con hongos, despastado) se segrega del resto del MD y se registra en una bitácora para posteriormente realizar acciones correctivas con el mismo.

    CONTROL DE LOS REGISTROS

    Los registros son documentos que si se pueden imprimir del uniq para posteriormente para plasmar información de las actividades realizadas en el formato y en ese momento se convierte en un registro; lo importante es no tener formatos almacenados ya que al momento de que cambie de revisión vamos a tener un documento obsoleto y es un hallazgo menor en una auditoria y si es una residencia se convierte en mayor.

    • Equipo 1 Me pareció interesante la opinión que ofrecieron sobre el procedimiento de Circulación, lo comentaré en la reunión.
      En el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas no se califican hallazgos, ésto sólo se hace en el procedimiento de Auditorías Internas.
      Saludos.

  23. PRODUCTO NO CONFORME
    Consiste en identificar el PNC entendiéndose como producto todo material documental (libros, videos, revistas, tesis, audio)
    1. Segregar el producto no conforme
    2. Identificarlo
    3. se guarda en cajas (Material Documental)
    4. Registrar el codigo de barras

    Servicio No Conforme
    • Cumplir con el horario establecido
    • Trato amable
    • Material en Existencia

    PROCEDIEMIENTOS PARA CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
    Identificar, corregir, retención, almacenamiento, protección y disposición

    Registrar los resultados de las actividades realizadas
    Determina que acciones preventivas, correctivas o de mejora vamos a realizar
    Cancelar los campos vacíos

    PROCEDIMIENTO DE CIRCULACION
    Se refiere al préstamo interno y externo del material documental, así como la renovación y devolución del mismo.

    Garantizar a los usuarios la disponibilidad del material documental y verificación del pago de adeudos

    PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
    Nos dice los lineamientos que debe contener el documento para su elaboración como: Logotipo, código, pagina, No. de revisión y quien lo aprobó
    Modificar el documento: Se modifica, se aprueba, se actualiza en el Uniq, se publican los cambios en el Uniq, se envía por correo y se sube a la lista maestra.

    PROCEDIMIENTOS PARA ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
    Se identifica la anomalía, se elabora el proceso de corrección, se lleva a cabo la documentación correspondiente al respaldo de la misma como evidencia de mejora del proceso y si no se corrige se levanta una carta de incumplimiento, cuando reincide dicha anomalía, se procede a levantar la carta de reincidencia dirigida al Jefe de Biblioteca, con copia al Director académico.
    Las preventivas son las medidas que se toman antes de que exista una anomalía.

    • Equipo 4
      Me gustó como sintetizaron lo más importante de cada uno de los procedimientos. Incluso incluyeron las características de un servicio no conforme.
      Saludos.

  24. PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS:

    DEFINIR LOS CRITERIOS Y ACTIVIDADES PARA LA REALIZACION DE AI AL SGC.
    ESTE PROCEDIMIENTO ES APLICABLE A LAS AUDITORIAS QUE SE REALIZAN EN TODOS LOS PROCESOS QUE CONFORMAN EL SGC DEL SUBA.
    ELABORA PROGRAMAS DE AUDITORIA INTERNA.
    DESIGNA AUDITOR.
    ELABORA PLAN DE AUDITORIA.

  25. Procedimiento para el producto no conforme

    En este procedimiento se evalúa el Material Documental (MD) que no cumple con los requisitos establecidos, y a su vez estos deben de ser segregados en un área específica previamente identificada.

    Procedimiento para control de los registros de la calidad

    En este procedimiento se indica que formatos se deben usar y como se llenan, para que dentro del sistema se conviertan en registros para una mejora continua.

    Procedimiento de circulación

    En este procedimiento de circulación se realiza dentro del modulo en el cual se lleva acabo el préstamo interno y externo, en los cuales se verifican pago de adeudo, renovación y devolución del MD.

    • Equipo 6
      Ustedes se fueron al extremo y sintetizaron demasiado los procedimientos, de tal manera que quedan fuera aspectos importantes.
      Sin embargo revisaron todos los procedimientos.
      Saludos.

  26. “CONTROL DE DOCUMENTOS”

    PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS:

    NORMA LOS REQUERIMIENTOS PARA LA ELABORACION, APROBACION Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL SGC.
    REVISA DOCUMENTO Y EN SU CASO LO APRUEBA.
    VERIFICA ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO.
    LIBERA EL DOCUMENTO, ACTUALIZA EL UNIQ.
    LE HACE SABER AL PERSONAL INBOLUCRADO.

    • Equipo 5
      En el procedimiento se denomina PRODUCTO NO CONFORME, ustedes se confundieron y pusieron confiable. Hay que anotar también sobre los servicios no conformes.
      En el procedimiento de Circulación les faltó que también incluye las multas.
      Hay que tener cuidado con la ortografía, se escribe Involucrado no Inbolucrado.
      Saludos.

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