El mejoramiento de la calidad educativa y los sistemas de gestión integral bajo las normas ISO 9001, ISO 14001, SAST 001 (OHSAS 18001). Caso: Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas.

Por. F. Terrazas

Unidad del Sistema de Gestión Integral

Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas

Presentación enviada al BICIES, Noviembre, 2015

RESUMEN

A lo largo del texto, se presentan los avances que se obtuvieron en la Universidad Autónoma de Chihuahua, al implementar un Sistema de Gestión Integral, basado en el cumplimiento de las normas ISO 9001, ISO 14001, SAST 001 (OHSAS 18001), dentro del Sistema Universitario de  Bibliotecas Académicas, lo anterior, aparte de garantizar el compromiso con la mejora continua y el aseguramiento a la calidad en el proceso enseñanza aprendizaje, da cumplimiento a los nuevos requerimientos de los CIEES y los organismos acreditadores reconocidos por COPAES al considerar las normas ISO 14001, SAST 001 (OHSAS 18001).

Esto permitió tener un impacto directo en el total de la población estudiantil, académica, además de gran parte del personal administrativo y de confianza de la universidad, con una cobertura de las  veinte bibliotecas.

Antecedentes

Para poder revisar la armonización de las certificaciones con la acreditación de programas educativos, debemos iniciar con el contexto a nivel nacional. Partamos pues desde la Secretaría de Economía, ésta es responsable de la Subsecretaría de Competitividad y Normatividad, la cual, tiene como objetivo fortalecer la competitividad económica nacional. Para lograr este objetivo, cuenta, entre otras, con la Dirección General de Normas que es responsable de coordinar el sistema de normalización y evaluación de la conformidad.

Estos lineamientos, afectan todos los sectores económicos de nuestro país, por lo tanto, el sector educativo, no puede quedar al margen de éstas disposiciones. La Secretaría de Educación Pública, a través de la Subsecretaría de Educación Superior, tiene a cargo el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación

La acreditación de programas educativos ha tomado auge y se basa en el cumplimiento de parámetros de evaluación de programas, realizada por el Consejo para la Acreditación de la Educación Superior (COPAES).  En la búsqueda de más alternativas para evaluación y acreditación de programas, surgen también los Comités Interinstitucionales para la Evaluación de la Educación Superior (CIEES). Estas acreditaciones tienen como fin preservar y mejorar la calidad en la educación superior.

Tanto el COPAES como los CIEES cuentan con un listado de indicadores que permiten a las instituciones medir los grados de cumplimiento para obtener la acreditación de los programas educativos.

Como ejemplo, están los siguientes indicadores del comité de artes y humanidades de CIEES:

Infraestructura -La biblioteca y las salas de lectura son adecuadas y cubren las necesidades del programa educativo en cuanto a su acondicionamiento y capacidad.

-El acervo de la biblioteca es adecuado en cantidad, calidad, actualidad, accesibilidad y se ajusta a las necesidades del programa educativo (número de títulos de la bibliografía básica recomendada y su disponibilidad).

Estructura de apoyo académico / funciones académico – administrativas -Sistema de Gestión de la Calidad.

-Programa de seguridad, manejo de contingencias y accidentes (Comisión de Higiene y Seguridad).

-Biblioteca y Hemeroteca. Adquisición, acondicionamiento, disposición de libros, revistas y material digital, biblioteca digital, control de usuarios.

También debemos tomar en cuenta, a la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES) que tiene indicadores divididos en cuatro áreas principales y doce categorías. Los indicadores relativos a las bibliotecas son los siguientes:

I Indicadores sobre el contexto
Diagnóstico sociodemográfico y macroeconómico del contexto externo Publicaciones periódicas y libros per cápita. Habitantes por biblioteca.
II Indicadores sobre sobre condiciones generales del proceso
Oferta y organización escolar

 

Servicios de préstamos bibliotecario durante el ciclo escolar

Préstamos bibliotecarios per cápita en una institución durante un ciclo escolar

III Indicadores de recursos
Recursos físicos Disponibilidad de puestos en bibliotecas

Número de ejemplares en las bibliotecas

Número de ejemplares adquiridos durante el período escolar.

 Específicamente dentro del contexto bibliotecario de las Instituciones de Educación Superior (IES), es imprescindible considerar los indicadores propuestos por el Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las IES e Investigación en su Guía para evaluar bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior.

Estos mecanismos de evaluación, sirven como base, para determinar los elementos a tomar en cuenta en la implementación de Sistemas de Gestión, para que éstos permitan la sistematización más adecuada de los datos y se obtengan mejores resultados en los procesos de acreditación.

Contexto institucional

De acuerdo con la Estadística Básica de la Universidad Autónoma de Chihuahua, 2014 se contaba con una población de 30,150 estudiantes, de los cuales 26,043 eran alumnos de licenciatura, 1,463 de sistema abierto y a distancia, 2,288 de posgrado y 356 técnicos generales.

Así como 2,911 docentes, de los cuales 766 eran profesores de tiempo completo, 115 profesores de medio tiempo y 2,030 profesores de hora clase, distribuidos en 15 Facultades.

Éstas, ofrecen 56 programas educativos a nivel licenciatura, de los cuales 43 son Evaluables.

Nivel CIEES Organismos Acreditadores Programas de Calidad
NE 2
Nivel 1 40
Nivel 2 4
Acreditados 36 43

15 posgrados registrados en el Padrón Nacional de Posgrados de Calidad.

Del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) hacia el Sistema de Gestión Integral (SGI)

El Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA), se integra por una Coordinación General, las unidades administrativas de Servicios Bibliotecarios, Procesos Técnicos, Servicios Electrónicos de Información, Sistemas y Automatización de Bibliotecas, además del Archivo Histórico Universitario y las bibliotecas de las diversas Facultades.

En el 2011, de Det Norske Veritas (DNV), otorga la certificación del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con la norma ISO 9001: 2008. Los procesos certificados eran: Procesos Técnicos, Circulación, Inventarios, Capacitación y  Automatización, tanto en la Coordinación General como en quince bibliotecas.

Este sistema permitió a la Coordinación General, obtener por primera vez datos para la toma de decisiones, un mayor control de los préstamos de material documental, un proceso más efectivo de elaboración de inventarios y cifras del comportamiento de las colecciones, así como una supervisión sistemática de las bibliotecas y la capacitación del personal.

Además de una participación más directa del personal bibliotecario tanto con las autoridades de la Dirección Académica, como de las Facultades.

En agosto del 2013, la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, notifica al personal de la Coordinación General del SUBA, que se ha seleccionado este Sistema de Gestión de la Calidad, para la nuevas certificaciones de procesos, esto debido a que era el único sistema dentro de la institución, que tenía impacto directo en todas las Facultades y que sus servicios eran dirigidos a la población estudiantil, docentes e investigadores.

Es así como inicia el proyecto de implementación de un Sistema de Gestión Integral en el Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA), con la reestructuración del sistema de gestión, el ajuste de procesos y la incorporación de la documentación requerida por la norma ISO 14001:2004 (NMX-SAA-14001-IMNC-2004) relativa a Sistemas de Gestión Ambiental,  y la OHSAS 18001:2007  (NMX-SAST-001-IMNC-2008) sobre Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Aunado a esto, debido al crecimiento poblacional de los estudiantes y a la apertura de bibliotecas de extensiones de Facultades, ese mismo año, se incorporan a este proyecto, cinco bibliotecas más, que comprenden las extensiones de las Facultades de:

Medicina y Enfermería y Nutriología, en la ciudad de Hidalgo del Parral.

Medicina, extensión Colón.

Contaduría y Administración, en Cd. Camargo

Ciencias Agrotecnológicas, Cd. Cuauhtémoc.

La certificación se obtiene en el 2014, por la Agencia para la Certificación de la Calidad y el Medio Ambiente (ACCM), lo cual convierte al SUBA en un sistema que coordina veinte bibliotecas con presencia en todas las Facultades, en cuatro de ellas directamente, y cuyo servicio se ofrece a los Alumnos, Docentes e Investigadores de la Universidad, que es lo que se busca en un ejercicio de acreditación.

El Sistema de Gestión Integral, tiene su fundamento en el Plan de Desarrollo Universitario 2011-2021 (PDU),  a través de sus ejes rectores, políticas y estrategias, éstas se vinculan con los indicadores derivados de los procesos de acuerdo a la siguiente tabla:

EJE RECTOR POLÍTICAS ESTRATEGIAS INDICADORES CERTIFICACIÓN
1. Aseguramiento de la calidad educativa. 1. Impulsar la ampliación y diversificación de la oferta educativa de la Universidad asegurando su pertinencia y calidad, y el uso de las tecnologías de la información y comunicación. 8. Formular para cada uno de los programas de licenciatura y posgrado que ofrece la Universidad,  un plan de acción a cuatro años cuyo objetivo sea lograr o mantener su pertinencia y el  reconocimiento de su calidad por los esquemas nacionales vigentes de evaluación y acreditación.

37. Atender oportunamente las recomendaciones de los organismos evaluadores para lograr o mantener el reconocimiento de la calidad de los programas educativos.

6. Promoción para el desarrollo de una universidad saludable.

8. Asegurar que las dependencias académicas y administrativas cuenten con ambientes saludables de trabajo.

1. Asegurar que la Universidad sea reconocida como una institución saludable.

2. Impulsar que en todos los campus, dependencias de educación superior y administrativas se promueva el cuidado de la salud del personal académico, estudiantes, personal administrativo y directivo.

Ofrecer cursos y talleres para la prevención de accidentes de trabajo que pongan en riesgo la salud.

 

Prevenir los peligros y riesgos de trabajo

Capacitar al personal en SST.

Capacitar al 100% del personal de las CSH y de Brigadas.

Capacitar al 100% del personal por riesgos de proceso / actividad

SAST 001 / OHSAS 18001
10. Consolidación de una universidad con valores, socialmente responsable, comprometida con el cuidado y la conservación del medio ambiente y con un fuerte sentido de identidad. 30 inciso m) La formulación del programa de Gestión del Medio Ambiente con un indicador ya establecido de Porcentaje de dependencias que aplica el programa institucional de gestión del medio ambiente. Mitigación de impacto ambiental:

-Manejar adecuadamente los Residuos.

Indicadores

Manejar residuos peligrosos.

Manejar los residuos no peligrosos.

Verificar el mantenimiento preventivo de equipos de refrigeración – calefacción.

Sustitución de equipos  que utilizan el gas R22

ISO 14001
12. Fortalecimiento de la gestión.

 

3. Asegurar que la Universidad cuente con un sistema de gestión de la calidad para todas las funciones institucionales, la trasparencia y la rendición oportuna de cuentas a la sociedad, sustentado en un sistema confiable de información e indicadores institucionales de desempeño.

8. Promover de manera continua la profesionalización del personal administrativo y directivo para el buen desempeño de sus funciones y para sustentar la operación del Sistema de Gestión de la Calidad.

 

12. Fortalecer los esquemas de gestión y financiamiento que incidan en el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles para el desarrollo de proyectos estratégicos y el cumplimiento de las funciones universitarias.

3.  Desarrollar un sistema de gestión para la mejora continua y el aseguramiento de la calidad para todas las funciones sustantivas y adjetivas y para la trasparencia y rendición oportuna de cuentas a la sociedad.  El sistema deberá sustentarse en:

j) Un sistema de información y de indicadores de desempeño asociados a estándares nacionales e internacionales, confiable y actualizado, sustentado en una plataforma tecnológica de punta y en permanente actualización, que responda a las necesidades de los diferentes usuarios.

m) Un marco normativo en permanente actualización

n) Procesos certificados con base en normas internacionales

ISO 9001

ISO 14001

SAST 001 / OHSAS 18001

17. Apoyar la capacitación del personal directivo y administrativo en sistemas de gestión de la calidad para implementar proyectos y procesos de mejora continua. ISO 9001

ISO 14011

SAST 001 / OHSAS 18001

26. Aplicar encuestas para evaluar el índice de satisfacción de estudiantes y de los usuarios de los procesos administrativos. Seguimiento a quejas, sugerencias y/o felicitaciones. ISO 9001
29. Fortalecer el Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, con base en un plan de acción que permita mejorar su equipamiento, servicios, acervo y mobiliario. Indicador de conectividad.

Circulación (cantidad de préstamos y renovaciones)

Porcentaje de Material documental no usado

Edad media de la colección.

Material documental solicitado

Material documental adquirido.

Rezago de Material documental.

Porcentaje de cumplimiento de tiempo de entrega

ISO 9001
30. Favorecer el uso de bases de datos electrónicas. Porcentaje de usuarios que adquieren la competencia.

Porcentaje de docentes capacitados.

Porcentaje de usuarios que asisten al curso de inducción a bibliotecas.

ISO 9001
31. Mejorar la seguridad del acervo bibliográfico. Porcentaje de pérdida.

Confiabilidad del inventario.

ISO 9001

Conclusiones

Como puede apreciarse, la integración de Sistemas de Gestión, permite a las Instituciones de Educación Superior, cubrir de manera sistemática un amplio espectro de indicadores de los organismos de acreditación, facilitando tanto el ejercicio de las acreditaciones, como la obtención de datos pertinentes para la continuidad de los mismos.

Además esta certificación permite al Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, una incidencia más directa en la mejora de la calidad educativa, al ofrecer servicios de información no sólo basados en aspectos de calidad, también en cuanto a aspectos de seguridad y salud en el trabajo y comprometidos con el medio ambiente con el enfoque de la mejora continua.

Referencias:

Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior e Investigación. (2012) Guía para evaluar bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior. La Paz, Baja California Sur.

———-Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación e Investigación. 2da Ed. Revisada. La Paz, Baja California Sur.

Consejo para la acreditación de la educación superior. A.C.  (COPAES) Consultada el  el 09 de noviembre, 2015. De: http://sieduca.com/copaes/motor/resultado_programas2.php

Estévez García, J. ; Pérez García, M. (2007) Sistema de Indicadores para el diagnóstico y seguimiento de la educación Superior en México. ANUIES, México.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A.C. (2008) NMX-CC-9001-INMC-2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

———- (2004) NMX-SAA-14001-INMC-2004 Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos con orientación para su uso.

———- (2008) NMX-SAST-001-IMNC-2008 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos.

Secretaría de economía (2015) Competitividad y normatividad Consultada el 09 de noviembre, 2015. De: http://www.economia.gob.mx/comunidad-negocios/competitividad-normatividad

Secretaría de educación pública (s/f) Subsecretaría de educación superior Consultada el 09 de noviembre, 2015. De: http://www.ses.sep.gob.mx/sitios-de-interes/sistema-nacional-de-evaluacion-acreditacion-y-certificacion

Universidad Autónoma de Chihuahua (2011) Plan de Desarrollo Universitario 2011 – 2021Consulta: 02eneficios de SST par011-2021llo Universitario. s, Procesos Tcaciexperiencia y formacinto y los beneficios de SST par Consultada el 09 de noviembre, 2015. De: http://www.uach.mx/planeacion/documentos/2011/08/15/pdu_2011-2021/

Universidad Autónoma de Chihuahua (2015) Estadística básica de la UACh. Consultada el 09 de noviembre, 2015. De: http://uach.mx/planeacion/agenda/estadistica_basica_de_la_uach_2014/

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