Administración y preservación de archivos digitales

Por. F. Terrazas

Unidad de Servicios Bibliotecarios

Coordinación General del SUBA

“Hemos ido de la historia a la memoria, de la posesión al control, de la concreción a la contextualización, a las relaciones y a los sistemas, del aislamiento a la globalización y a la interoperabilidad, del secretismo al derecho a la información, del hermetismo a la transparencia.”

Heredia, A.

En la actualidad, las autoridades gubernamentales y la población en general, requiere de información accesible y ordenada para satisfacer sus necesidades administrativas, sociales, culturales, políticas, de transparencia y formar su opinión.

Artículo 6to constitucional  Fracción V, dice: “Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos”

En el año 2002, se publica Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación, cuya última reforma fue el 8 de Junio del 2012.

El trabajo archivístico forma parte de las instituciones aunque éstas no tengan una noción del valor real de la información que reflejan. Incluso se les resta importancia al pensar que una vez que los documentos cumplen su vida activa, ya no tienen ningún valor. Aundado a esto, un documento digital queda expuesto al riesgo cada vez que se transmite en el tiempo y en el espacio.

Antes de la emisión de esa Ley, sólo se tenían disposiciones aisladas sobre los archivos y un acuerdo presidencial que establecía que  el Archivo General de la Nación (AGN) tenía la facultad de dictaminar sobre el  destino final de los documentos de archivo y coordinar actividades con  dependencias y entidades.

Además es necesario tener en cuenta que cuando se habla de Archivos, generalmente se tiene la idea de documentos impresos, sin embargo, cada vez más se cuenta con documentos electrónicos que son parte del registro de alguna actividad administrativa que se realiza. La temporalidad de este documento electrónico es diferente a la de un documento impreso y conlleva un tratamiento específico.

La Ley Federal de Archivos en México, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de Enero del 2012 y abre las puertas para iniciar una etapa diferente a lo que en los últimos 50 años ha sucedido con los archivos en cualquier formato.

Esta Ley en su Artículo 1 dice:

“El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización yconservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural”

Artículo 2.

“La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Asegurar que los servidores públicos produzcan y mantengan documentos de  archivo que documenten de forma completa y con precisión las decisiones y actos de gobierno, para el sustento de la transparencia y la rendición de cuentas a fin de promover la confianza y la participación ciudadana en el gobierno”

Todos estos antecedentes obligan a las instuticiones a establecer ciertas pautas o directrices para que los sistemas de información incorporen (declaren) en el Sistemas de Gestión de Archivos (SGDAE), a la información que formalmente se genera y los tiempos en los que deberá permanecer en cada uno de los tipos de archivos, hasta ser depositados en un Archivo Histórico.

Sin embargo en el contexto digital, aún falta mucho por hacer, debido a la diversidad de información que se genera de forma institucional.

Uno de los puntos en los cuales se puede comenzar a establecer un SGDAE es en la información generada a través de los Sistemas de Gestión de la Calidad

Por lo pronto, y basándonos en esta última idea, compartimos la propuesta de “Administración del archivo digital de un Sistema de Gestión de la Calidad: Caso Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas UACh”: Archivos Digitales 24-03-2013

Como una iniciativa de controlar la documentación que actualmente está generándose dentro del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas de la UACh.

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