F. Terrazas

Unidad de Servicios Bibliotecarios

El concepto de Desarrollo de Colecciones tal como lo conocemos es relativamente nuevo, ya que este término se reducía en la mayoría de los casos al proceso de Selección y Adquisición de los materiales requeridos para la colección.  Sin embargo con la introducción de las nuevas tecnologías de la información que lleva consigo  la automatización de biblioteca, se vio la necesidad de ampliar el horizonte de las colecciones.

 Actualmente el término Desarrollo de Colecciones es utilizado para seleccionar, adquirir, preservar, y un sinnúmero de procesos paralelos que hacen que los centros de información cubran en la medida de sus posibilidades, las necesidades de información del universo al que representan.

 La importancia del Desarrollo de Colecciones no impacta en el mantenimiento de la colección, sino que va directamente ligada con el resto de los procesos del centro de información.

Sin un buen desarrollo de este tópico dichos centros crecerían desmesuradamente y no estarían aptos para cubrir las necesidades de información. Por el contrario, se convertirían en un tipo de almacenes de información estática que sólo permanecería en estantería por tiempo indefinido hasta que algún usuario despistado o tal vez tan erudito en su materia pudiera rescatar de manera esporádica alguna información.

También es necesario conocer algunas posturas sobre el Desarrollo de Colecciones y sus conceptos con el fin de definir su propósito y sus alcances actuales.

 Fuentes J. J.  Habla ampliamente del tema, y comienza definiendo  que  El desarrollo de colecciones es : La operación básica, esencial y sin la cual no puede existir mínimamente ningún tipo de centro cuya misión sea la de organizar una colección de materiales mediante los cuales transmitir información, creación, conocimientos, etc, es, sin lugar a la dudas, la selección. Al proceso técnico (catalogación, clasificación, indización, etc.) de los materiales le sigue su uso (referencia, consulta en sala, préstamo, etc.), pero nada, objetivamente, podrá hacerse sin los adecuados procesos de selección y adquisición.

El desarrollo de colecciones tiene como objetivo mantener las colecciones actualizadas y suficientes para la satisfacción de información de los usuarios.

López Yepes a su vez lo define como la operación básica, esencial y sin la cual  no puede existir mínimamente ningún tipo de centro cuya misión sea la de organizar una colección de materiales mediante los cuales transmitir información, creación, conocimientos, etc, es, sin lugar a la dudas, la selección.

Al proceso técnico (catalogación, clasificación, indización, etc.) de los materiales le sigue su uso (referencia, consulta en sala, préstamo, etc.), pero nada, objetivamente, podrá hacerse sin los adecuados procesos de selección y adquisición.

Fuentes J. J. (1999), por su parte le da un valor determinante al desarrollo de

colecciones y lo coloca en el cimiento de lo que debe ser un centro de información, dicho autor continúa diciendo que  lo esencial de la selección viene dado porque realmente es la operación primera y básica de todo el trabajo bibliotecario, de modo que nada puede hacerse sin una adecuada, eficaz y eficiente selección.

Jim Agee (2005), plantea que cada vez es menor el presupuesto para las fuentes impresas y por lo tanto se debe tener mucho cuidado en la selección del material, lo cual implica también la evaluación de las fuentes existentes.

Las normas COMPAB (Consejo Nacional Para Asuntos Bibliotecarios) en su

cláusula 5.2. establece que:  Las  bibliotecas académicas deben contar con recursos documentales en diversos soportes.

A su vez en la cláusula 5.3. plantea que:

“La biblioteca académica debe contar con una cantidad de volúmenes y títulos acorde con el tipo de institución, con los programas docentes que ofrece, la diversidad de áreas de investigación que trabaja y los perfiles de interés que su comunidad académica demanda”

I. Indicadores sobre el contexto

• Diagnóstico sociodemográfico y macroeconómico del contexto externo.

• Características Generales de la población estudiantil.

II. Indicadores sobre condiciones generales del proceso educativo

• Demanda, acceso y cobertura

• Perfil de la población estudiantil según características educativas

• Características del proceso

• Oferta y organización escolar

III. Indicadores sobre recursos

• Recursos financieros

• Recursos físicos

• Recursos humanos

IV. Indicadores sobre resultados

• Eficiencia terminal, egreso y titulación

• Aprendizaje de habilidades profesionales

• Presencia e impacto social de la educación

Políticas generales

Selección

Proveedores o editoriales a fines (Revisión de catálogos)

Ferias, exposiciones de libros

1. Formatos: monografía, publicación seriada, realia

2. Soporte: electrónico, impreso.

3. Tecnología disponible: equipo de soporte

Adquisición

Presupuesto

Compra / Canje / Donación

Exhibiciones anuales

Conservación

Conservación según Sousa, comprende las medidas y procedimientos destinados a asegurar la protección física de los conjuntos de documentos contra los agentes de deterioración, así como el remedio de los documentos dañados.

En la actualidad el concepto es más amplio e integra dos conceptos pares: conservación y preservación.

Estos van relacionados con los siguientes elementos:

a) Causas del deterioro de documentos y medidas preventivas

b) Medidas de restauración y conservación

c) Transferencia a nuevos soportes

Evaluación

Sus objetivos básicos son:  Formar y orientar una colección de materiales que se ajuste al objetivo de la institución de la que depende, y a las necesidades y demandas de información de la comunidad, manteniendo un adecuado balance cualitativo y cuantitativo entre las diferentes áreas de interés y entre los diversos tipos de materiales representados en distintos formatos. (Sánchez Vignau 2004)

Este  concepto enfatiza tanto el balance como la satisfacción de los usuarios, sin embargo aún existen algunas otras áreas que intervienen en dicho proceso.

1. Método de evaluación basado en las colecciones: comparación con listas, examen directo de la colección, uso de estadísticas, uso de normativas.

2. Métodos basados en el uso de la colección (Sánchez de Boado 2004): estudio del préstamo, estudio del uso de consulta in-situ de los documentos, estudios de la disponibilidad de los documentos, estudio de la rotación en los estantes, estudio del préstamo interbibliotecario / SOD, estudio de la opinión de los usuarios, simulación del uso o análisis de citas.

En este mismo sentido Pérez López (2002) define 6 métodos básicos que se centran en la colección:

1. Por medio de evaluadores que dan su impresión sobre si la colección es adecuada a las necesidades de la comunidad de usuarios.

2. Listas comparativas entre la adquisición y los mejores documentos estándar sobre una temática en particular.

3. Listas comparativas de la adquisición contra listas de citación.

4. Tamaño de la colección contra estándares por programa académico

5. Comparativo con otra institución de condiciones similares.

6. Estimación de la exhaustividad de la colección.

 Y otros basados en el uso

1. Uso investigador

2. Uso en el pasado como predictor de uso futuro

3. Registros de préstamos dentro de biblioteca y préstamos interbibliotecarios.

Análisis curricular de los planes de estudio (Basado en la indización actual del OPAC del SUBA)

Análisis de áreas del acervo utilizando la clasificación y las 10 categorías principales  por área

Descarte o Expurgo

Se recomienda que éste se realice después del inventario.

Según se establece en la Guía para el Descarte en las Bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior los criterios básicos para el expurgo de los materiales son los siguientes:

1. Material documental obsoleto: Para el SUBA se considera que  los acervos de los programas de estudio en ciencias exactas deben tener 5 años máximo de edición o reimpresión, salvo en documentos considerados raros, o de gran relevancia para la temática de la colección, o aquellos considerados clásicos. Acervos para las áreas de las ciencias sociales y humanidades 10 años, máximo de reedición o de reimpresión. (porcentaje máximo de documentos clásicos con mayor edad)

2. Contenido inexacto y de poco valor

3. Contenido acumulativo: anuarios, guías, etc.

4. Formato obsoleto e incompatibilidad del equipo disponible

5. Material incompleto: por mutilación o deterioro.

6. Materiales no usados: Reporte Aleph 0 uso en 5 años o más

7. Material dañado

8. Limitaciones de espacios

9. Nivel de materiales

10. Duplicados excesivos: 3 ejemplares máximo por título, preferir varios títulos

de la misma temática.

11. Donaciones

12. Idioma

 Inventarios

La importancia del inventario consiste en cotejar las existencias del material documental con la base de datos del sistema de automatización Aleph, el cual es la fuente principal de acceso a los acervos.

Un inventario bien realizado ofrece la capacidad de depurar las colecciones en cuanto a materiales dañados u obsoletos.

Además permite un control del material documental que se posee.

El inventario debe realizarse una vez al año, en período vacacional de los estudiantes con el fin de evitar la movilidad del acervo durante el proceso.

Un buen desarrollo de colecciones impactará directamente en la satisfacción de los usuarios y en la mejora del uso de los acervos, además de una adecuada conservación de los mismos.

Referencias

Cañedo Andalia R, Viera Vidal, L (2001) Propuesta de política para el desarrollo de las colecciones de recursos informacionales en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas.  Recuperado en: http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_1_01/aci111001.htm  23 de Agosto, 2006.

CONPAB-IES (2005) Normas para Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior e Investigación.  México: CONPAB-IES.

Estévez García, J. ; Pérez García, M. (2007) Sistema de Indicadores para el diagnóstico y seguimiento de la educación Superior en México. ANUIES, México.

Fuentes, J. J. (1999) Evaluación de bibliotecas y centros de documentación. España: Trea

Ladrón de Guevara Cox, H (s/f) El desarrollo científico de colecciones en Bibliotecas mexicanas: ¿una utopía? Recuperado en: http://eprints.rclis.org/archive/00003470/01/HELENLDRONDEGURVARA.pdf. 23 de Agosto, 2006

López Yepes, J.  (2004). Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la documentación Madrid: Síntesis

Negrete Gutiérrez, M (2003)  El desarrollo de colecciones y la selección de recursos en la biblioteca universitaria. México, UNAM Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológica.

RETBIN (2001) Guía para el Descarte en las Bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior.

Sánchez Vignau, B (2004) Desarrollo de Colecciones.  La Habana: Editorial Félix Varela

Sousa, J. (2004) Diccionario de bibliología y ciencias afines. España; Trea.

Universidad Autónoma de Chihuahua (2002) Historia de las Bibliotecas de la Universidad Autónoma de Chihuahua. Chihuahua: Talleres de Impresos y Artículos de Publicidad

Vidulli, P (1998) Diseño de bibliotecas: Guía para planificar y proyectar bibliotecas públicas. España: Trea.