Cálculo de objetivos e indicadores de procesos 2020
Instructora
F. Terrazas (Reseña)
Objetivo
Utilizar los registros establecidos dentro del Sistema de Gestión Universitario, para realizar el cálculo de los objetivos e indicadores al finalizar el curso.
Programa de la capacitación:
Contenido
-Aspectos clave de Medición dentro del SGU MAN 01 Manual del Sistema de
Gestión Universitario.
-Vinculación del Manual con el SGU FOR 11 Matriz de Objetivos.
-Aspectos clave del MEJ PRO 01 Procedimiento de Medición, análisis,
seguimiento y no conformidades y su vinculación con el SGU FOR 11 Matriz de Objetivos.
-Identificación las situaciones por las cuales se deben realizar acciones relacionadas con la medición y su registro en el MEJ FOR 01 Medición, análisis, seguimiento y no conformidades.
Actividad 1
Revise los Principios de la Calidad que se encuentran en su Manual del Participante.
Escriba en la parte de Comentarios, con sus propias palabras cuál de esos principios está relacionado con aspectos de medición.
Actividad 2
Verifique la Política del SGU y conteste lo siguiente:
¿Son claramente identificables en la Política, los objetivos del SGU?
Actividad 3
Accede en el UniQ, al SGU MAN 01 Manual del Sistema de Gestión Universitario y localiza de los puntos 9 a 9.1.3 .
Escriba en la parte de Comentarios, con sus propias palabras cuáles son los aspectos que se deben medir.
Indicadores de Gestión
Veamos el siguiente video
Atributos de los indicadores
- Tener los datos disponibles
- Ser utilizados por todas las personas
- Permanecer en el tiempo
- Veracidad
- Relación con lo que se está midiendo
- Expresarse en una fórmula numérica
- Ser adecuado para tomar decisiones
- Ser comparable con períodos anteriores
- Servir de control
- Ser conveniente
Actividad 4
Acceda al UniQ y localice el documento donde se encuentran establecidos los objetivos e indicadores del SGC. Utilizando como criterios los atributos de los indicadores, realice una revisión de los medibles actuales y verifique si cumple con los criterios. En caso de que considere que no cumplen, explique porque.
Escriba sus resultados en el área de comentarios.
Actividad 5
Revise los objetivos y los indicadores establecidos en el SGU.
Escriba en un archivo de hoja de cálculo el indicador y la fuente que utilizará para realizar el cálculo.
Envíe el archivo de acuerdo con los lineamientos que le indiquen al correo faterraza@uach.mx
Evaluación:
Conteste en la sección de Comentarios las siguientes preguntas:
1.- ¿Por qué se deben establecer objetivos e indicadores en un Sistema de Gestión?
2.- ¿Sabe dónde se localizan los objetivos del Sistema de Gestión?
3.- ¿Cada cuándo se ajustan los objetivos?
4- ¿Existen indicadores que deba calcular en su área?
5.- ¿Qué sucede cuando no se llegan a cumplir los objetivos y los indicadores?
Evaluación general de la capacitación
Te pedimos que llenes el siguiente formulario y lo envíes contestado al correo de la Auxiliar del SGC, del SUBA.
REFERENCIAS
ISO (2015) Norma internacional ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Secretaría Central ISO Ginebra, Suiza.
ISO (2015) Norma internacional ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 5ta. Ed. Secretaría Central ISO Ginebra, Suiza.
ISO (2015) Norma internacional ISO 14001. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso. 3ra. Ed. Secretaría Central ISO Ginebra, Suiza.
ISO (2018) Norma internacional ISO 45001. Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos con orientación para su uso. Secretaría Central ISO Ginebra, Suiza.
UACH (2017) SGU MAN 01 Manual del Sistema de Gestión Universitario.
UACH (2017) MEJ PRO 01 Procedimiento de medición, análisis, seguimiento y no conformidades.
Una voz desde Biblioteca 
Ania García Actividad 1
La mejora, porque nos permite analizar. medir y realizar acciones para la toma de decisiones teniendo evidencias.
Luis Arenivas – Actividad 1
Enfoque basado en procesos, mejora y toma de decisiones basada en evidencias
porque generan datos y estadísticas que nos ayudan a mejorar
Ania García Actividad 2
si, porque tenemos mencionadas las tres normas.
Luis Arenivas – Actividad 2
Si son identificables todos los objetivos
SI conocemos los procesos y tenemos registros nos ayuda a la toma decisiones
Ania García Actividad 3
conformidad de los servicios
grado de satisfacción del usuario
desempeño y la eficacia del SGU
Si lo panificado se implemento de manera eficaz
eficacia de las acciones tomadas
desempeño de los proveedores
necesidad de mejoras.
Luis Arenivas – Actividad 3
a) la conformidad de los servicios,
b) el grado de satisfacción del usuario,
c) el desempeño y la eficacia del SGU,
d) si lo planificado se ha implementado de manera eficaz,
e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades,
f) el desempeño de los proveedores externos,
g) la necesidad de mejoras al SGU. Estos datos y tendencias de los indicadores se revisan en la
revisión por la dirección la cual se realiza al menos una vez al año.
Ania García Actividad 4
esta en la matriz de objetivos
puedo ver la información de los objetivos, pero el resultado del indicador no lo se si se cumplió o no, porque si viene claro lo que se mide y como hacerlo.
Luis Arenivas – Actividad 4
Creo que no hay una retroalimentación de los resultados de los indicadores, no conocemos si se cumplieron o no los indicadores.
Considero que el indicador de la reducción de multas hay que analizarlo de nuevo, ya que depende más de un tercero que de nosotros.
Actividad 1
Enfoque basado en procesos, mejora y la toma de decisiones basadas en evidencia.
Conociendo los procesos, podemos implementar correcciones y mejoras basados en la evidencia del análisis de los indicadores.
Actividad 2
Si
Actividad 3
a) la conformidad de los servicios,
b) el grado de satisfacción del usuario,
c) el desempeño y la eficacia del SGU,
d) si lo planificado se ha implementado de manera eficaz,
e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades,
f) el desempeño de los proveedores externos,
g) la necesidad de mejoras al SGU. Estos datos y tendencias de los indicadores se revisan en la
revisión por la dirección la cual se realiza al menos una vez al año.
Actividad 4
SGU FOR 11
Considero que sería muy enriquecedor para todo el sistema el que una servidora, haga del conocimiento de todos, los resultados de los cumplimientos, los indicadores, además de las acciones de mejora que se han venido realizando.
ADRIAN CHAVEZ MEDINA
Actividad 1
Revise los Principios de la Calidad que se encuentran en su Manual del Participante.
Escriba en la parte de Comentarios, con sus propias palabras cuál de esos principios está relacionado con aspectos de medición.
1. ENFOQUE AL CLIENTE
2. ENFOQUE A PROCESOS
3. MEJORA
4. TOMA DE DECISIONES
Actividad 2
Verifique la Política del SGU y conteste lo siguiente:
¿Son claramente identificables en la Política, los objetivos del SGU?
SI PORQUE MENCIONA DE MANERA GENERAL LO QUE SE QUIERE LOGRAR CON LA APLICACIÓN CORRECTA DEL SISTEMA
Actividad 3
Accede en el UniQ, al SGU MAN 01 Manual del Sistema de Gestión Universitario y localiza de los puntos 9 a 9.1.3 .
Escriba en la parte de Comentarios, con sus propias palabras cuáles son los aspectos que se deben medir.
Satisfacción del usuario: cumplir las expectativas de material académico para cada uno de los usuarios con los libros necesarios
Análisis y evaluación: ver que ejemplares se solicitan más y así hacer las gestiones para tener variedad de estos para los usuarios.
Actividad 4
Acceda al UniQ y localice el documento donde se encuentran establecidos los objetivos e indicadores del SGC. Utilizando como criterios los atributos de los indicadores, realice una revisión de los medibles actuales y verifique si cumple con los criterios. En caso de que considere que no cumplen, explique por qué.
Escriba sus resultados en el área de comentarios.
• Cantidad de encuestas respondidas en el rango más alto definido en el criterio (SI CUMPLE)
• Reducir las multas (NO CUMPLE PORQUE NO ES CONTROLADO POR NOSOTROS)
• 100% de solicitudes de cursos de inducción (SI CUMPLE)
• Cantidad de servicios otorgados (SI CUMPLE)
• 1% máximo de salidas no conformes ( SI CUMPLE)
• 5% máximo de error de devolución de MD (SI CUMPLE)
Saul Estrada Ruiz
Actividad 1
El enfoque al cliente es uno de los principios más importante ya que es a quien damos el servicio y por tanto necesitamos ver las necesidades de la comunidad universitaria.
Actividad 2
Si ya que se presenta las áreas a trabajar, en este caso los ISOS, además que se identifican los valores que tenemos como bases.
Actividad 3
Las actividades que se enfocan a nuestra actividades de giro que corresponda a las bibliotecas son las cosas que se pueden medir, además que existe un manual donde podemos identificar qué es lo que podemos medir.
Actividad 4
Se encuentra en el SGU FOR 11
No se cumplen los atributos en las actividades las actualizaciones en desarrollo de colecciones.
También en la disminución de multas no te da un objetivo claro de cuantas podrían ser durante el semestre un el año.
Sergio Chavez
Actividad 1
Revise los Principios de la Calidad que se encuentran en su Manual del Participante.
Escriba en la parte de Comentarios, con sus propias palabras cuál de esos principios está relacionado con aspectos de medición.
Los principios son:
5. Mejora. Lo que no se mide no se puede mejorar, así que, para lograr una mejora, debemos tener referencias de mediciones
6. Toma de decisiones basada en evidencias. Contar con las evidencias nos permite tomar las decisiones basándonos en datos duros, por lo tanto, medibles.
Actividad 2
Verifique la Política del SGU y conteste lo siguiente:
¿Son claramente identificables en la Política, los objetivos del SGU?
Si
“La Universidad Autónoma de Chihuahua es una Institución de Educación Superior que busca la formación de profesionistas de excelencia mediante la mejora continua y programas de vanguardia para satisfacer las necesidades de la comunidad universitaria y la sociedad, apoyado en un Sistema de Gestión Universitario mediante el cumplimiento de las Normas ISO 9001:2015; ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007, así como los requisitos legales y reglamentarios aplicables, orientados a ser una Institución de clase mundial comprometida con la prevención de la contaminación, el cuidado y la conservación del medio ambiente y de los aspectos de prevención de la seguridad y salud en los trabajadores”
Actividad 3
Accede en el UniQ, al SGU MAN 01 Manual del Sistema de Gestión Universitario y localiza de los puntos 9 a 9.1.3 .
Escriba en la parte de Comentarios, con sus propias palabras cuáles son los aspectos que se deben medir.
La satisfacción de los usuarios
La conformidad de los servicios,
El grado de satisfacción del usuario,
El desempeño y la eficacia del SGU,
Si lo planificado se ha implementado de manera eficaz,
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades,
El desempeño de los proveedores externos,
La necesidad de mejoras al SGU. Estos datos y tendencias de los indicadores se revisan en la revisión por la dirección la cual se realiza al menos una vez al año.
Actividad 4
• Tener los datos disponibles
• Ser utilizados por todas las personas
• Permanecer en el tiempo
• Veracidad
• Relación con lo que se está midiendo
• Expresarse en una fórmula numérica
• Ser adecuado para tomar decisiones
• Ser comparable con períodos anteriores
• Servir de control
• Ser conveniente
Indicadores
INDICADOR COMENTARIO
Cantidad de encuestas respondidas en el rango más alto definido en los criterios. Si cumple, aunque creo que ser utilizados por todas las personas no aplica al cien
Reducir las multas. Falta definir la formula exacta
100% de solicitudes de cursos inducción y BD, atendidas. Si cumple
Cantidad de servicios otorgados Si cumple
1% Máximo de Salidas no conformes. Si cumple
5% Máximo de error de devolución de MD Si cumple
80% material documental actualizado en un año. Si cumple
1% máximo de pérdida de material documental. Si cumple
97%Tiempo de los servicios activos Si cumple
Porcentaje de cumplimiento de recolección al menos el 90% de residuos peligrosos. Si cumple
0 accidentes al mes. Si cumple
Cero incidentes de incendio. Si cumple
Seguimiento a las solicitudes de servicio y requisiciones correspondientes al mantenimiento de instalaciones.
Seguimiento al 90% de las solicitudes enviadas. No, ya que en este caso se depende completamente del departamento de mantenimiento y las autoridades administrativas
Evaluación:
Conteste en la sección de Comentarios las siguientes preguntas:
1.- ¿Por qué se deben establecer objetivos e indicadores en un Sistema de Gestión?
Para poder dar seguimiento a los avances y obtener una medición correcta.
2.- ¿Sabe dónde se localizan los objetivos del Sistema de Gestión?
Si, en el SGU FOR 11
3.- ¿Cada cuándo se ajustan los objetivos?
Cada vez que sea necesario de acuerdo a los análisis realizados
4- ¿Existen indicadores que deba calcular en su área?
Si
5.- ¿Qué sucede cuando no se llegan a cumplir los objetivos y los indicadores?
Se deben tomar acciones correctivas que permitan el cumplimiento en las próximas fechas
Nancy Sandoval- Actividad 1: Toma decisiones basada en la evidencia, mejora, enfoque al cliente, enfoque a procesos.
Nancy Sandoval- Actividad 2: Si son identificables en la Política los objetivos del SGU.
En la parte de calidad la mejora continua y satisfacer las necesidades de la comunidad universitaria.
SST: Requisitos legales y reglamentarios aplicables /aspectos de prevención de la seguridad y salud en los trabajadores.
AA: Prevención de la contaminación, cuidado y conservación del medio ambiente.
Actividad ·1
2.3.6.4 nos indica que hay que determinar hacer y medir el seguimiento de los indicadores
Actividad 2
“el cumplimiento de las Normas ISO 9001:2015; ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007,
Actividad 3
Matriz de objetivos SGUFOR11 matriz de los objetivos
a) la conformidad de los servicios, b) el grado de satisfacción del usuario, c) el desempeño y la eficacia del SGU, d) si lo planificado se ha implementado de manera eficaz, e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades, f) el desempeño de los proveedores externos, g) la necesidad de mejoras al SGU. Estos datos y tendencias de los indicadores se revisan en la revisión por la dirección la cual se realiza al menos una vez al año.
Actividad 4
En el indicador correspondiente a las encuestas cumple con los 10 criterios
Criterio reducir multas………… No Cumple, no establece límites.
100% de solicitudes de cursos inducción y BD, atendidas…………………..Cumple
Cantidad de servicios otorgados………………………Cumple
1% Máximo de Salidas no conformes………………..Cumple
5% Máximo de error de devolución de MD…………..Cumple
80% material documental actualizado en un año……………Cumple
1% máximo de pérdida de material documental……………..Cumple
97%Tiempo de los servicios activos…………………….Cumple
Porcentaje de cumplimiento de recolección al menos el 90% de residuos peligrosos…….Cumple
0 accidentes al mes…………………Cumple
Cero incidentes de incendio………..Cumple
Seguimiento al 90% de las solicitudes enviadas…………….Cumple
Nancy Sandoval- Actividad 3: Los aspectos a medir son los siguientes:
a) La conformidad de los servicios,
b) El grado de satisfacción del usuario,
c) El desempeño y la eficacia del SGU,
d) Si lo planificado se ha implementado de manera eficaz,
e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades,
f) El desempeño de los proveedores externos,
g) La necesidad de mejoras al SGU. Estos datos y tendencias de los indicadores se revisan en la revisión por la dirección la cual se realiza al menos una vez al año.
ACTIVIDAD 1
La toma de decisiones basada en la evidencia está relacionada con los aspectos de medición, ya que nos genera datos verídicos para poder realizar una mejora o corrección
Actividad 2
¿Son claramente identificables en la Política, los objetivos del SGU?
Si son claramente identificables los objetivos
Actividad 3
Debemos medir la satisfacción al cliente, el desempeño y la eficacia, la conformidad de los servicios, la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades, la necesidad de mejoras al SGU.
Actividad 4
Indicadores
1. Cantidad de encuestas respondidas en el rango más alto definido en los criterios. Cumple con todos los atributos
2. Reducir las multas. No menciona cuanto lo tenemos que reducir
3. 100% de solicitudes de cursos inducción y BD, atendida Cumple con todos los atributos
4. Cantidad de servicios otorgados Cumple con todos los atributos
5. 1% Máximo de Salidas no conformes. Cumple con todos los atributos
6. 5% Máximo de error de devolución de MD Cumple con todos los atributos
7. 80% material documental actualizado en un año Cumple con todos los atributos
8. 1% máximo de pérdida de material documental. Cumple con todos los atributos
9. 97%Tiempo de los servicios activos Cumple con todos los atributos
10. Porcentaje de cumplimiento de recolección al menos el 90% de residuos peligrosos. Cumple con todos los atributos
Patricia Rodríguez.
Act.1:
Mejora
Toma de decisiones basada en la evidencia
La recaudación de evidencia nos permite comparar/medir y nos apoya a que la toma de decisiones nos dirija hacía la mejora continua.
Act.2: Si son identificables los objetivos (SGU FOR 11) en la política (SGU MAN 01) (SGU FOR 07)
Act.3:
a) la conformidad de los servicios,
b) el grado de satisfacción del usuario,
c) el desempeño y la eficacia del SGU,
d) si lo planificado se ha implementado de manera eficaz,
e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades,
f) el desempeño de los proveedores externos,
g) la necesidad de mejoras al SGU. Estos datos y tendencias de los indicadores se revisan en la revisión por la dirección la cual se realiza al menos una vez al año
Act.4: SGU FOR 11
Es necesario conocer los resultados de los cumplimientos de los indicadores.
ACTIVIDADES (SANDRA L. TREVIÑO BATRES-FFYL)
ACTIVIDAD 1
-Análisis de datos y evidencias que proporcionará una mejora en la toma de decisiones y desempeño (2.3.6.3).
-Medición y seguimiento de indicadores, así como análisis y evaluación de datos para toma de decisiones basados en evidencias (2.3.6.4).
ACTIVIDAD 2
***formación de profesionistas de excelencia mediante la mejora continua y programas de vanguardia para satisfacer las necesidades de la comunidad universitaria y la sociedad, apoyado en un Sistema de Gestión Universitario mediante el cumplimiento de las Normas ISO 9001:2015; ISO 14001:2005 y OHSAS 18001:2017***
***institución de clase mundial comprometida con la prevención de la contaminación, el cuidado y la conservación del medio ambiente***
***y de los aspectos de prevención de la seguridad y salud en los trabajadores.***
-La política abarca e identifica claramente en primero lugar criterios de calidad, luego criterios ambientales y finalmente criterios de seguridad.
ACTIVIDAD 3
Deben medirse la satisfacción del usuario, análisis de procesos, eficacia en la implementación de acciones que aborden riesgos y oportunidades, desempeño de proveedores, eficacia en la implementación de acciones que abordan riesgos y oportunidades, desempeño de proveedores, auditorías internas, SGU (si está conforme a las normas).
ACTIVIDAD 4
De manera general, y de acuerdo al cruce de objetivos e indicadores del SG con los criterios pertenecientes a los indicadores, se puede deducir que no siempre se tiene acceso a recuperar resultados de todos los indicadores; son claros para medirse, sin embargo los parámetros no están bien establecidos en general; la parte de las multas no es del todo viable debido a que es externo; no es suficientemente claro si los objetivos deben cumplirse a corto o mediano plazo; el indicador del acervo no puede ser cumplido en su totalidad debido a que localmente no se tienen actualizados los programas académicos; los indicadores sí abonan para el aumento de la satisfacción de usuarios y los instrumentos pueden rastrearse.
EVALUACIÓN
1.- ¿Por qué se deben establecer objetivos e indicadores en un Sistema de Gestión?
Porque una institución debe verificar si se están cumpliendo con los objetivos de la misma y de este modo, establecer indicadores para evaluar el desempeño, mostrar resultados y definir mecanismos de mejora.
2.- ¿Sabe dónde se localizan los objetivos del Sistema de Gestión?
En la matriz de objetivos.
3.- ¿Cada cuándo se ajustan los objetivos?
Depende del objetivo: puede ser mensual, semestral o anual.
4- ¿Existen indicadores que deba calcular en su área?
Cualquier área o departamento puede determinar indicadores a medir. En el caso local: Porcentaje de cumplimiento de recolección al menos el 90% de residuos peligrosos; 0 accidentes al mes; Número de accidentes * 100 / Cantidad de personas.
5.- ¿Qué sucede cuando no se llegan a cumplir los objetivos y los indicadores?
Encontrar cuáles son los errores en el proceso y establecer mecanismos de mejora.
Nancy Sandoval- Actividad 4:
De acuerdo a los atributos de los medibles respecto a la reducción de las multas, no se cumple en relación a lo que se está midiendo, ya que no es claro el indicador, no se cuenta con un parámetro para medirse. Se han hecho acciones de mejora.
1% Máximo de Salidas no conformes, no se cumple la Veracidad, ya que no se reporta la bitácora de salida no conforme.
En el indicador de SST: Veracidad, porque al comparar los resultados con las actas de CSH se reporta la información del trimestre anterior.
Actividad 1.- Los principios que se enfocan al cliente, se basan en procesos y que contempla mejora basada en las evidencias para la toma de decisiones.
Actividad 2.- Si, veo claros los objetivos.
Actividad 3.- Se deben medir:
• Conformidad de los servicios
• Grado de satisfacción del usuario
• Desempeño y eficacia del SGU
• Si lo que se planificó se ha implementado de manera eficaz
• Eficacia de las acciones que se tomaron para abordar los riesgos y oportunidades
• Desempeño de proveedores externos
• Necesidad de mejoras al SGU
Actividad 4.- Los objetivos e indicadores del SGC están en la matriz de objetivos y yo considero que el indicador de REDUCIR MULTAS no cumple porque no depende del personal de biblioteca o del SGC.
Raùl Muñiz Cardona
Actividad No.5
Indicador Fòrmula Periodicidad Acciones para alcanzarlos Responsable Fòrmula Fuente
Cantidad de encuestas respondidas en el rango màs alto definido en los criterios Cantidad de encuestas en rango*100/Cantidad de encuestas aplicadas
Reducir las multas Cantidad de multas actuales-Cantidad de multas en el semestre anterior Se saca del LogAleph en Unidad de sistemas el reporte No. 2 Pagos en efectivo por Biblioteca Tambièn puede ser en el LogAleph en el reporte material vencido.
100% de solicitudes de cursos y 80 atendidas Cantidad de solicitudes de cursos de inducciòn y bases de datos atendidos Con la unidad de Bases de Datos y en el caso de cursos de inducciòn de los reportes internos.
Cantidad de servicios otorgados> Cantidad de servicios otorgados el año anterior Cantidad de servicios otorgados> a la cantidad de servicios otorgados el año anterior Se saca del LogAleph Uso de Acervo reporte 46 (Resumen de devoluciones, renovaciones y prestamos por biblioteca) màs los que se tengan internamente del arco de seguridad, prestamo de instalaciones, uso de computadoras y cubìculos y usuarios atendidos en copias
1% Màximo de salidas no conformes Total de salidas no conformes*100/Total de servicios Del UNIQ EL REPORTE MEJ FOR 02
5% màximo de error de devoluciòn de MD. Cantidad de errores*100/cantidad de devoluciones Se saca del LogoAleph Uso de Acervo reporte 46 (Resumen de devoluciones, renovaciones y prestamos por biblioteca) luego se filtra del exel los que aparescan con la leyenda de «Regreso de ITEM que no està en prestamo (sin transacciòn, error)