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Sistema de Gestión Universitario

Por. Fabiola Terrazas

Unidad de Sistema de Gestión Integral

El día de hoy, en las instalaciones de la Biblioteca de la DES de la Salud, dio inicio la primera jornada de sensibilización al personal que se verá involucrado en los procesos del Sistema de Gestión Universitario (SGU). Esta sensiblización se repetirá los días 22 y 23.

El Ing. Agustín García, Director de Unidad de Negocios de DSO Holding Group, informó a los asistentes los puntos claves así como los beneficios de los Sistemas de Gestión Integrados y la importancia del compromiso y la participación de todo el personal que opera el sistema.

Esta actividad, da formalmente inicio a los trabajos de implementación del Sistema de Gestión Universitario, en el cual se integran procesos de Dirección Académica, Dirección Administrativa, Facultad de Filosofía y Letras y Facultad de Enfermería y Nutriología, en cumplimiento con las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001.

Ya en el mes de junio, el personal del SUBA, había recibido una sensibilización, sobre la nueva estructura del proceso de Servicios Bibliotecarios, impartida por Jefes de Unidad de la Coord. General, Jefes de Biblioteca y Bibliotecarios de diversas Bibliotecas.

Con estas actividades, el Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, inicia una nueva etapa de certificación, ahora como parte del SGU, siempre con el fin de mejorar los servicios bibliotecarios que ofrece a toda la comunidad universitaria.

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Norma ISO 9001

Del 21 al 23 de junio, se llevó a cabo el curso de Transición de la norma ISO 9001, versión 2008 a la versión 2015, para personal del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA), impartido por Fabiola Terrazas, jefa de la Unidad de Sistema de Gestión Integral, en las instalaciones de la Biblioteca de la DES de Ingenierías.

El curso se ofreció tanto en turno matutino como verspertino y tuvo como fin, fortalecer la etapa de implementación del nuevo proceso de Servicios Bibliotecarios, que entró en vigor el día 19 de junio.

Previo al curso, Nora Rascón y Nancy Sandoval, estuvieron a cargo del proceso de sensibilización, con apoyo de algunos Jefes de biblioteca y bibliotecarios.

Estas acciones, permiten que el Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, siga mejorado sus procesos y por ende los servicios que ofrece a la Comunidad Universitaria.

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Sistema de Gestión Integral del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas

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Por. Fabiola Terrazas

Unidad de Sistema de Gestión Integral

Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas

En el mes de julio, 2013, el Dr. Rosendo Mario Maldonado Estrada, Director de Planeación y Desarrollo Institucional cita a reunión a la Coord. General del SUBA con el fin de notificarle que a raíz de un análisis que se realizó en la dirección a su cargo, se elegía al Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas como proyecto para la implementación de un Sistema de Gestión Integral, que contemplara los aspectos no sólo de Calidad, sino en materia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, dado que el SUBA, tenía certificados sus procesos de acuerdo con la norma ISO 9001:2008, desde el año 2011, por el organismo certificador Det Norske Veritas, además que los servicios que ofrecía, iban directamente a la comunidad universitaria en todas las Unidades Académicas.

 Ese mismo año, el 28 de Agosto, el entonces rector M.C. Jesús Enrique Seañez Sáenz, Rector, en reunión con Directores y Secretarios Académicos de la institución, da inicio formal al proyecto de implementación de un Sistema de Gestión Integral en el Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA).

El día 27 de enero del 2015, en las instalaciones de la Biblioteca de la DES de Ingenierías, se realizó la Ceremonia de Entrega de Certificados del Sistema de Gestión Integral del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas, por parte de la Agencia para la Certificación de la Calidad y el Medio Ambiente (ACCM)

Como resultado de un trabajo que llevó más de un año de preparación, en el que con el apoyo del Director Académico y la Coord. General del SUBA, Dra. Claudia Pérez Aguilar, se certificaron procesos de la Coordinación General del SUBA, el Archivo Histórico Universitario y las veintiún bibliotecas de la UACh, en cumplimiento de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y SAST 001 / OHSAS 18001. El alcance incluía los procesos de Desarrollo de Colecciones, Procesos Técnicos y Atención al Público.

El Mtro. Luis Mauricio Cárdenas Flores, Director General de ACCM, enfatizó la labor del equipo del SUBA, el alcance que tenía la certificación de cada una de las bibliotecas, además que la UACh, era una de la pocas Instituciones de Educación Superior del país, que tenían un certificado de un Sistema de ese tipo.

En el mes de enero 2017, la administración que recibe la institución, establece nuevos lineamientos para darle continuidad a la meta propuesta en el 2013, por lo que el Sistema de Gestión Integral del SUBA, servirá de base para la implementación de un Sistema de Gestión Universitario.

 En este nuevo sistema, se incluirán, para la certificación de calidad, en cumplimiento con la norma ISO 9001 en su versión 2015, las áreas de Dirección Administrativa, Dirección Académica, incluyendo al SUBA, además de las Facultades de Enfermería y Nutriología, Facultad de Contaduría y Administración en los procesos de Adquisiciones y Licitaciones, Control de bienes patrimoniales, Inscripciones y Servicios bibliotecarios.

 En el caso del SUBA, se dará continuidad a la certificaciones de ISO 14001, versión 2015 y SAST 001 / OHSAS 18001.

 Ha sido un largo camino recorrido hasta ahora, sin embargo es una nueva etapa y el SUBA ha sido pilar de la construcción de este proyecto, con la experiencia obtenida en estos años.

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Auditoría Interna 5

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Por. F. Terrazas

Del 15 al 18 de noviembre, se realizó la Auditoría Interna 5 del Sistema de Gestión Integral del Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA).

Las auditorías tienen como fin revisar la situación de las Bibliotecas y verificar los cumplimientos en sus procesos, de acuerdo con las normas ISO 9001, ISO 14001 y SAST 001 / OHSAS 18001.

Éste es un ejercicio regular y sistemático en el que el mismo personal del SUBA realiza la revisión de los procesos, tanto de la Coordinación General como del Archivo Histórico y las Bibliotecas de DES o de las Facultades.

En esta ocasión, la Reunión de Apertura, fue presidida por el Director Académico, M.E.E. Herik Germán Valles Baca, así como de la Coord. General del SUBA, Dra. Claudia Pérez Aguilar.

Los auditores fueron acompañados por observadores, como parte de su entrenamiento, para a su vez ser auditores.

Con esto, el personal del SUBA garantiza la mejora continua de sus procesos y establece acciones para corregir los fallos que puedan detectarse.

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